Datenschutzrichtlinie

Datenschutzerklärung für die Website V 3.1 März 2022 von thebigword

thebigword Group Limited („wir“, „uns“ oder „unser“) verpflichtet sich, Ihre Privatsphäre zu schützen und zu respektieren.

Diese Richtlinie (zusammen mit unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen, Nutzungsbedingungen, unserer Cookie-Richtlinie und allen anderen darin genannten Dokumenten) legt die Grundlage fest für die Verarbeitung aller personenbezogenen Daten, die wir über Sie erheben oder die Sie uns auf www.thebigword.com, www.gouldtech.com, www.tbwglobal.com und www.wordsynk.com (unsere „Website“) zur Verfügung stellen.

„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen über eine Person, anhand derer diese Person identifiziert werden kann, entweder nur anhand dieser Informationen oder im Kontext mit anderen Informationen, die wir besitzen.

Wir sind der Datenverantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen oder die von uns über unsere Website erhoben werden. Dies bedeutet, dass wir für die Entscheidung verantwortlich sind, wie wir personenbezogene Daten über Sie speichern und verwenden, und dass wir verpflichtet sind, Sie über die in dieser Datenschutzrichtlinie enthaltenen Informationen („Richtlinie“) zu informieren. Es ist wichtig, dass Sie diese Richtlinie lesen, damit Sie wissen, wie und warum wir diese Informationen verwenden und wie wir sie verarbeiten.

1. Warum eine Datenschutzrichtlinie?

Informationen, die eine lebende Person identifizieren oder zur Identifizierung einer lebenden Person verwendet werden können, werden als „personenbezogene Daten“ bezeichnet. Alle Organisationen, die personenbezogene Daten verarbeiten, müssen dies angemessen, rechtmäßig und in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen tun. Dazu gehört auch unsere Verpflichtung, Ihnen mitzuteilen, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden werden. Wir nehmen alle unsere gesetzlichen Verpflichtungen ernst und ergreifen alle erforderlichen Maßnahmen, um die Einhaltung bei der Speicherung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sicherzustellen.

2. Datenschutzrichtlinie der Website(s)

2.1 Warum erheben wir personenbezogene Daten über Sie?

Das Unternehmen erhebt personenbezogene Daten über Sie, um seinen Verpflichtungen zur Erbringung einer Dienstleistung, zur Beantwortung einer Anfrage oder zur Erfüllung einer Kundenanfrage nachzukommen. Wenn Sie diese Daten nicht angeben, können wir Ihnen diese Informationen nicht zur Verfügung stellen oder Ihre Anfrage nicht beantworten.

„Personenbezogene Daten“ bezeichnet alle Informationen über eine Person, anhand derer diese Person identifiziert werden kann, entweder allein anhand dieser Informationen oder zusammen mit anderen Informationen, die wir besitzen.

2.2 Welche personenbezogenen Daten erheben wir über Sie und wie erfolgt das?

Wir erheben möglicherweise die folgenden Informationen über Sie:

  • Ihre Kontaktdaten wie Name, Firma, Berufsbezeichnung, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Adresse.

Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten auf verschiedene Art und Weise, darunter die folgenden:

  • wenn Sie über unsere Website mit uns interagieren, z. B. durch Ausfüllen von Formularen, oder wenn Sie mit uns per E-Mail kommunizieren, erheben wir die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen;
  • wenn Sie einen unserer Dienste bestellen, wie zum Beispiel Erstellen eines Kontos;
  • wenn Sie Zahlungen leisten oder Ihre Kontodaten ändern; wenn Sie unsere Websites besuchen (z. B. durch Cookies, Ihre IP-Adresse und andere vom Browser generierte Informationen). Weitere Informationen finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

2.3 Wie verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten verwenden, um: (i) Ihnen alle Informationen oder Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen, die Sie von uns verlangen; (ii) Ihre Anfrage zu beantworten; oder (iii) Kreditkartenzahlungsdienste über unsere Webportale vorzunehmen.

In den meisten Fällen ist die Angabe Ihrer personenbezogenen Daten freiwillig. Wenn Sie jedoch Informationen von uns anfordern oder eine Anfrage stellen, können wir Ihnen diese Informationen nicht zur Verfügung stellen oder auf Ihre Anfrage antworten, ohne einige grundlegende Daten über Sie wie Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten zu erfragen. Wenn Sie diese Daten nicht angeben, können wir Ihnen diese Informationen nicht zur Verfügung stellen oder Ihre Anfrage nicht beantworten.

Wenn Sie über unsere Website Dienstleistungen bei uns bestellen, müssen Sie zunächst ein Konto erstellen, in dem Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse angeben. Ohne diese Informationen können wir Ihnen unsere Dienste nicht anbieten.

Wenn Sie uns Feedback gegeben haben, können wir dieses Feedback verwenden, um unsere Website (s) und/oder die von uns angebotenen Dienstleistungen zu verbessern.

Es liegt in unserem berechtigten Interesse, Ihre personenbezogenen Daten auf diese Weise zu verarbeiten, da dies erforderlich ist, um auf Ihre Anfrage zu antworten, Ihnen unsere Dienste zur Verfügung zu stellen oder um unsere Website(s) und unsere Dienste zu verbessern.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch verwenden, um Ihnen Informationen über unsere Dienste zur Verfügung zu stellen, von denen wir glauben, dass sie für Sie von Interesse sein könnten. Sofern es nicht unser berechtigtes Interesse ist, Ihre personenbezogenen Daten zu verwenden, um Ihnen diese Informationen zur Verfügung zu stellen, werden wir Ihre Einwilligung dazu einholen.

Sie können uns jederzeit auffordern, Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für Marketingzwecke zu verwenden, indem Sie über die am Ende dieser Datenschutzrichtlinie angegebenen Kontaktdaten Verbindung zu uns aufnehmen.

Wir werden keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung unter Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten treffen.

2.4 Who is your personal data shared with?

Wir werden diese Informationen an ausgewählte Dritte weitergeben, die wir beauftragt haben, uns bei der Bereitstellung unserer Website(s) und unserer Dienste zu unterstützen, wie zum Beispiel:

  • Unsere Maildienste von dem Drittanbieter „Constant Contact“, der Werbe-E-Mails für uns sendet; Unsere integrierte Marketingplattform Hubspot; Constant Contact und Hubspot verarbeiten personenbezogene Daten in unserem Namen in den Vereinigten Staaten.

https://www.constantcontact.com/uk/legal/privacy-statement

Einzelheiten zu den Datenschutzbestimmungen von Hubspot finden Sie hier:

https://legal.hubspot.com/privacy-policy

  • Unsere Analytik- und Suchmaschinenanbieter, die uns bei der Verbesserung und Optimierung unserer Website unterstützen;

Gemäß den Datenschutzbestimmungen haben wir zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen mit Hubspot und Constant Contact vereinbart, um sicherzustellen, dass die Verarbeitung aller personenbezogenen Daten in unserem Namen so erfolgt, dass die personenbezogenen Daten sicher aufbewahrt werden.  Diese zusätzlichen Schutzmaßnahmen umfassen vertragliche Bestimmungen, die die EU-Standardvertragsklauseln enthalten (eine Reihe von vertraglichen Bestimmungen, die vom Europäischen Datenschutzausschuss genehmigt wurden und die uns verpflichten, sicherzustellen, dass die Rechte der betroffenen Personen gemäß den Datenschutzgesetzen anerkannt und respektiert werden).  

Wir werden Ihre Daten auch an die im Folgenden aufgeführten Drittparteien weitergeben:

  • jedes Mitglied unserer Gruppe, d.h. unsere Tochtergesellschaften, wie in Abschnitt 1159 des UK Companies Act 2006 definiert (in Anhang A dargelegt);
  • wenn wir verpflichtet sind, Ihre personenbezogenen Daten offenzulegen oder weiterzugeben, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen oder um unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder Nutzungsbedingungen durchzusetzen oder anzuwenden;
  • für den Fall, dass wir ein Geschäft oder Vermögenswerte verkaufen oder kaufen. In diesem Fall können wir Ihre personenbezogenen Daten an den potenziellen Verkäufer oder Käufer weitergeben; oder
  • wenn wir oder im Wesentlichen alle unsere Vermögenswerte von einem Dritten erworben werden. In diesem Fall gehören die von uns gehaltenen personenbezogenen Daten zu den übertragenen Vermögenswerten.

Wir werden mit diesen Dritten Vereinbarungen treffen, um sicherzustellen, dass sie die Sicherheit Ihrer Daten respektieren und diese nur in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen verwenden.

2.5 Change of Purpose

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur für die Zwecke verwenden, für die wir sie erhoben haben, es sei denn, wir sind der Ansicht, dass wir sie aus einem anderen Grund verwenden müssen und dieser Grund mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar ist. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für einen nicht verwandten Zweck verwenden müssen, werden wir Sie darüber informieren und Ihnen die Rechtsgrundlage erläutern, die uns dies ermöglicht.

2.6 Storage of your personal data

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie wir dies benötigen, um die entsprechenden Zwecke zu erfüllen, für die sie erhoben wurden, wie oben in dieser Richtlinie dargelegt, und solange wir verpflichtet sind, sie für rechtliche Zwecke und berechtigte Geschäftsinteressen aufzubewahren.

2.7 Safeguarding your personal data

Wir werden alle zumutbaren Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher und in Übereinstimmung mit dieser Richtlinie behandelt werden, wie z.B. das Informationssicherheits-Managementsystem ISO27001 (2013) und das Cyber Essentials Plus-Programm. Obwohl wir unser Bestes tun, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen, können wir die Sicherheit Ihrer an unsere Website übertragenen Daten nicht garantieren. Jede Übertragung erfolgt auf eigenes Risiko.

Alle unsere Drittanbieter und andere Unternehmen in der Gruppe sind verpflichtet, geeignete Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, um Ihre personenbezogenen Daten gemäß unseren Richtlinien zu schützen. Wir verlangen von diesen Dritten, dass sie Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen und vertraulich behandeln. Wir gestatten unseren Drittanbietern nicht, Ihre personenbezogenen Daten für ihre eigenen Zwecke zu verwenden.

Wir gestatten ihnen nur, Ihre personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke und in Übereinstimmung mit unseren Anweisungen zu verarbeiten.

Das Unternehmen nimmt die Sicherheit Ihrer Daten ernst. Es verfügt über interne Richtlinien und Kontrollen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten nicht verloren gehen, versehentlich zerstört, missbraucht oder offengelegt werden und nur von unseren Mitarbeitern zur ordnungsgemäßen Erfüllung ihrer Aufgaben abgerufen werden. Weitere Einzelheiten finden Sie in den Informationssicherheitsrichtlinien des Unternehmens, der Informationssicherheitskoordination, der Richtlinie zur Verwaltung des Benutzerzugriffs und der Richtlinie für sichere Entwicklung.

2.8 Ihre Rechte

Die Datenschutzgesetze gewähren Ihnen folgende Rechte:

  • Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten anzufordern (allgemein bekannt als „Zugriffsanfrage des Datensubjekts“). Auf diese Weise können Sie eine Kopie der personenbezogenen Daten erhalten, die wir über Sie gespeichert haben, und überprüfen, ob wir sie rechtmäßig verarbeiten.
  • Eine Korrektur der personenbezogenen Daten zu verlangen, die wir über Sie gespeichert haben. Auf diese Weise können Sie unvollständige oder ungenaue Informationen, die wir über Sie gespeichert haben, korrigieren lassen.
  • Die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Auf diese Weise können Sie uns bitten, personenbezogene Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn es keinen triftigen Grund dafür gibt, dass wir sie weiterhin verarbeiten. Sie haben auch das Recht, uns aufzufordern, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn Sie von Ihrem Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Gebrauch gemacht haben (siehe unten);
  • Die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Auf diese Weise können Sie uns auffordern, die Verarbeitung personenbezogener Daten über Sie auszusetzen, zum Beispiel, wenn Sie möchten, dass wir die Richtigkeit oder den Grund für die Verarbeitung feststellen; und
  • Eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, anzufordern und zwar in einem strukturierten, allgemein verwendeten und maschinenlesbaren Format oder Sie fordern uns auf, sie an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen zu übertragen.

Sie haben auch das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, wenn wir uns auf ein berechtigtes Interesse (oder das eines Dritten) stützen und Ihre besondere Situation Sie dazu veranlasst, der Verarbeitung aus diesem Grund zu widersprechen.

Sie müssen keine Gebühr zahlen, um auf Ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen (oder eines der anderen oben genannten Rechte auszuüben). Wir können jedoch eine angemessene Gebühr erheben, wenn Ihr Antrag auf Zugang eindeutig unbegründet oder übertrieben ist. Alternativ können wir uns unter solchen Umständen weigern, der Anfrage nachzukommen.

Möglicherweise müssen wir bestimmte Informationen von Ihnen anfordern, um Ihre Identität zu bestätigen und Ihr Recht auf Zugang zu den Daten (oder zur Ausübung eines Ihrer anderen Rechte) zu gewährleisten. Dies ist eine weitere geeignete Sicherheitsmaßnahme, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten nicht an Personen weitergegeben werden, die kein Recht darauf haben, sie zu erhalten.

Unsere Website(s) können von Zeit zu Zeit Links zu und von anderen Websites enthalten, die ihre eigenen Datenschutzrichtlinien haben, für die wir keine Verantwortung oder Haftung übernehmen. Bitte überprüfen Sie diese Richtlinien, bevor Sie personenbezogene Daten an diese Websites übermitteln.

3. Datenschutzrichtlinie für Kunden

3.1 Warum erheben wir personenbezogene Daten über Sie?

Im Rahmen unseres Kundenbindungsprozesses sammelt und verarbeitet das Unternehmen personenbezogene Daten, die sich auf die Anfrage des Kunden beziehen. Das Unternehmen verpflichtet sich zur Transparenz, wie es diese Daten sammelt und verwendet, und wie es seinen Datenschutzverpflichtungen nachkommt.

„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen über eine Person, anhand derer diese Person identifiziert werden kann, entweder nur anhand dieser Informationen oder im Kontext mit anderen Informationen, die wir besitzen.

3.2 Welche personenbezogenen Daten erheben wir über Sie und wie?

Im Rahmen unseres Kundenbindungsprozesses sammelt das Unternehmen eine Reihe von Informationen über Sie. Dies könnte beinhalten:

  • Ihr Name, Ihre Adresse und Kontaktdaten, einschließlich E-Mail-Adresse und Telefonnummer;
  • Einzelheiten zu Ihrer Rolle, Berufsbezeichnung, Position in der Kundenorganisation.

Personenbezogene Daten können auf Informationen beruhen, die Sie auf den Websites des Kunden oder auf Social-Media-Websites wie LinkedIn veröffentlicht haben.

Die Daten werden an verschiedenen Orten gespeichert, einschließlich in den CRM-Systemen des Unternehmens und auf anderen IT-Systemen (einschließlich E-Mail).

3.3 Wie verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten verwenden, um: (i) Ihnen alle Informationen oder Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen, die Sie von uns verlangen; (ii) Ihre Anfrage zu beantworten; oder (iii) Kreditkartenzahlungsdienste über unsere Webportale vorzunehmen.

In den meisten Fällen ist die Angabe Ihrer personenbezogenen Daten freiwillig. Wenn Sie jedoch Informationen von uns anfordern oder eine Anfrage stellen, können wir Ihnen diese Informationen nicht zur Verfügung stellen oder auf Ihre Anfrage antworten, ohne einige grundlegende Daten über Sie wie Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten zu erfragen. Wenn Sie diese Daten nicht angeben, können wir Ihnen diese Informationen nicht zur Verfügung stellen oder Ihre Anfrage nicht beantworten.

Wenn Sie über unsere Website(s) Dienstleistungen bei uns bestellen, müssen Sie zunächst ein Konto erstellen, in dem Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse angeben. Ohne diese Informationen können wir Ihnen unsere Dienste nicht anbieten.

Wenn Sie uns Feedback gegeben haben, können wir dieses Feedback verwenden, um unsere Website (s) und/oder die von uns angebotenen Dienstleistungen zu verbessern.

Es liegt in unserem berechtigten Interesse, Ihre personenbezogenen Daten auf diese Weise zu verarbeiten, da dies zur Beantwortung Ihrer Anfrage, zur Bereitstellung unserer Dienste und zur Verbesserung unserer Website und unserer Dienste erforderlich ist.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch verwenden, um Ihnen Informationen über unsere Dienste zur Verfügung zu stellen, von denen wir glauben, dass sie für Sie von Interesse sein könnten. Sofern es nicht unser berechtigtes Interesse ist, Ihre personenbezogenen Daten zu verwenden, um Ihnen diese Informationen zur Verfügung zu stellen, werden wir Ihre Einwilligung dazu einholen.

Sie können jederzeit verlangen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für Marketingzwecke verwenden, indem Sie über die am Ende dieser Datenschutzrichtlinie angegebenen Kontaktdaten Verbindung zu uns aufnehmen.

3.4 An wen werden Ihre personenbezogenen Daten weitergeleitet?

Ihre Daten können intern zum Zwecke der Kundenbindung weitergegeben werden. Dazu gehören Mitglieder des Vertriebs- und Marketingteams:

  • jedes Mitglied unserer Gruppe, d.h. unsere Tochtergesellschaften, wie in Abschnitt 1159 des UK Companies Act 2006 definiert (in Anhang A dargelegt);
  • wenn wir verpflichtet sind, Ihre personenbezogenen Daten offenzulegen oder weiterzugeben, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen oder um unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder Nutzungsbedingungen durchzusetzen oder anzuwenden;
  • für den Fall, dass wir ein Geschäft oder Vermögenswerte verkaufen oder kaufen. In diesem Fall können wir Ihre personenbezogenen Daten an den potenziellen Verkäufer oder Käufer weitergeben; oder
  • wenn wir oder im Wesentlichen alle unsere Vermögenswerte von einem Dritten erworben werden. In diesem Fall gehören die von uns gehaltenen personenbezogenen Daten zu den übertragenen Vermögenswerten.
  • unsere Auditoren, die sicherstellen, dass wir unsere ISO-Standards einhalten.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unserer regelmäßigen Berichterstattung über die Unternehmensleistung im Rahmen einer Geschäftsreorganisation oder Gruppenumstrukturierung zur Unterstützung der Systemwartung und zum Hosting von Daten an andere Unternehmen unserer Gruppe weitergeben.

3.5 Änderung des Zwecks

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur für die Zwecke verwenden, für die wir sie erhoben haben, es sei denn, wir sind der Ansicht, dass wir sie aus einem anderen Grund verwenden müssen und dieser Grund mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar ist. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für einen nicht verwandten Zweck verwenden müssen, werden wir Sie darüber informieren und Ihnen die Rechtsgrundlage erläutern, die uns dies ermöglicht.

3.6 Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie wir dies benötigen, um die entsprechenden Zwecke zu erfüllen, für die sie erhoben wurden, wie oben in dieser Richtlinie dargelegt, und solange wir verpflichtet sind, sie für rechtliche Zwecke und berechtigte Geschäftsinteressen aufzubewahren.

3.7 Schutz Ihrer personenbezogenen Daten

Wir werden alle zumutbaren Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher und in Übereinstimmung mit dieser Richtlinie behandelt werden, wie z.B. das Informationssicherheits-Managementsystem ISO27001 (2013) und das Cyber Essentials Plus-Programm. Obwohl wir unser Bestes tun, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen, können wir die Sicherheit Ihrer an unsere Website übertragenen Daten nicht garantieren. Jede Übertragung erfolgt auf eigenes Risiko.

Alle unsere Drittanbieter und andere Unternehmen in der Gruppe sind verpflichtet, geeignete Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, um Ihre personenbezogenen Daten gemäß unseren Richtlinien zu schützen. Wir verlangen von diesen Dritten, dass sie Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen und vertraulich behandeln. Wir gestatten unseren Drittanbietern nicht, Ihre personenbezogenen Daten für ihre eigenen Zwecke zu verwenden. Wir gestatten ihnen nur, Ihre personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke und in Übereinstimmung mit unseren Anweisungen zu verarbeiten.

Das Unternehmen nimmt die Sicherheit Ihrer Daten ernst. Es verfügt über interne Richtlinien und Kontrollen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten nicht verloren gehen, versehentlich zerstört, missbraucht oder offengelegt werden und nur von unseren Mitarbeitern zur ordnungsgemäßen Erfüllung ihrer Aufgaben abgerufen werden. Weitere Einzelheiten finden Sie in den Informationssicherheitsrichtlinien des Unternehmens, der Informationssicherheitskoordination, der Richtlinie zur Verwaltung des Benutzerzugriffs und der Richtlinie für sichere Entwicklung.

3.8 Ihre Rechte

Die Datenschutzgesetze gewähren Ihnen folgende Rechte:

  • Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten anzufordern (allgemein bekannt als „Zugriffsanfrage des Datensubjekts“). Auf diese Weise können Sie eine Kopie der personenbezogenen Daten erhalten, die wir über Sie gespeichert haben, und überprüfen, ob wir sie rechtmäßig verarbeiten.
  • Eine Korrektur der personenbezogenen Daten zu verlangen, die wir über Sie gespeichert haben. Auf diese Weise können Sie unvollständige oder ungenaue Informationen, die wir über Sie gespeichert haben, korrigieren lassen.
  • Die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Auf diese Weise können Sie uns bitten, personenbezogene Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn es keinen triftigen Grund dafür gibt, dass wir sie weiterhin verarbeiten. Sie haben auch das Recht, uns aufzufordern, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn Sie von Ihrem Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Gebrauch gemacht haben (siehe unten);
  • Die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Auf diese Weise können Sie uns auffordern, die Verarbeitung personenbezogener Daten über Sie auszusetzen, z. B. wenn Sie möchten, dass wir deren Richtigkeit oder den Grund für die Verarbeitung feststellen; und
  • Eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, anzufordern und zwar in einem strukturierten, allgemein verwendeten und maschinenlesbaren Format oder Sie fordern uns auf, sie an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen zu übertragen.

Sie haben auch das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, wenn wir uns auf ein berechtigtes Interesse (oder das eines Dritten) stützen und Ihre besondere Situation Sie dazu veranlasst, der Verarbeitung aus diesem Grund zu widersprechen.

Sie müssen keine Gebühr zahlen, um auf Ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen (oder eines der anderen oben genannten Rechte auszuüben). Wir können jedoch eine angemessene Gebühr erheben, wenn Ihr Antrag auf Zugang eindeutig unbegründet oder übertrieben ist. Alternativ können wir uns unter solchen Umständen weigern, der Anfrage nachzukommen.

Möglicherweise müssen wir bestimmte Informationen von Ihnen anfordern, um Ihre Identität zu bestätigen und Ihr Recht auf Zugang zu den Daten (oder zur Ausübung eines Ihrer anderen Rechte) zu gewährleisten. Dies ist eine weitere geeignete Sicherheitsmaßnahme, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten nicht an Personen weitergegeben werden, die kein Recht darauf haben, sie zu erhalten.

Unsere Website(s) können von Zeit zu Zeit Links zu und von anderen Websites enthalten, die ihre eigenen Datenschutzrichtlinien haben, für die wir keine Verantwortung oder Haftung übernehmen. Bitte überprüfen Sie diese Richtlinien, bevor Sie personenbezogene Daten an diese Websites übermitteln.

4. Bewerber

(Dieser Absatz gilt nicht für Linguisten, bitte beziehen Sie sich auf Absatz 5)

4.1 Warum erheben wir personenbezogene Daten über Sie?

Das Unternehmen erhebt personenbezogene Daten über Sie, um den Rekrutierungsprozess voranzutreiben.

„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen über eine Person, anhand derer diese Person identifiziert werden kann, entweder nur anhand dieser Informationen oder im Kontext mit anderen Informationen, die wir besitzen.

4.2 Welche personenbezogenen Daten erheben wir über Sie und wie?

Im Rahmen unseres Einstellungsverfahrens erhebt und verarbeitet das Unternehmen personenbezogene Daten von Bewerbern. Das Unternehmen verpflichtet sich zur Transparenz, wie es diese Daten sammelt und verwendet, und wie es seinen Datenschutzverpflichtungen nachkommt. Im Rahmen unseres Rekrutierungsprozesses erhebt das Unternehmen eine Reihe von Informationen über Sie. Dazu gehören:

  • Ihr Name, Ihre Adresse und Kontaktdaten, einschließlich E-Mail-Adresse und Telefonnummer;
  • Einzelheiten zu Ihren Qualifikationen, Fähigkeiten, Erfahrungen und Ihrem beruflichen Werdegang;
  • Informationen über Ihr aktuelles Vergütungsniveau, einschließlich Leistungsansprüche;
  • ob Sie eine Behinderung haben oder nicht, für die das Unternehmen während des Einstellungsverfahrens entsprechende Anpassungen vornehmen muss; und
  • Informationen zur Überprüfung Ihres Ausweises und Ihrer Berechtigung, im Vereinigten Königreich zu arbeiten.

Das Unternehmen kann diese Informationen auf verschiedene Weise erheben. Daten können beispielsweise in Antragsformularen, Lebensläufen, aus Ihrem Reisepass oder anderen Ausweisdokumenten enthalten sein oder durch Interviews oder andere Formen der Beurteilung erhoben werden.

Wenn Ihnen im Rahmen des Einstellungsverfahrens eine Anstellung angeboten wird, benötigen wir weitere personenbezogene Daten von Ihnen, deren Einzelheiten in unserer Datenschutzerklärung für Mitarbeiter enthalten sind.

Personenbezogene Daten können durch Informationen bezogen werden, die Sie in Jobbörsen oder Social-Media-Websites wie LinkedIn veröffentlicht haben, auf denen Sie angegeben haben, dass Sie derzeit eine Anstellung suchen.

Das Unternehmen kann auch personenbezogene Daten über Sie von Dritten beziehen, wie Referenzen ehemaliger Arbeitgeber, Informationen von Anbietern, die den Hintergrund von Beschäftigten überprüfen, und Informationen aus Strafregisterüberprüfungen. Das Unternehmen wird erst dann Informationen von Dritten einholen, wenn Ihnen ein Stellenangebot unterbreitet wurde, und Sie werden darüber informiert.

4.3 Wie verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten?

Das Unternehmen muss Daten verarbeiten, um auf Ihr Verlangen hin Maßnahmen zu ergreifen, bevor es einen Vertrag mit Ihnen abschließt. Möglicherweise muss es Ihre Daten auch verarbeiten, um einen Vertrag mit Ihnen abzuschließen.

In einigen Fällen muss das Unternehmen Daten verarbeiten, um sicherzustellen, dass es seinen gesetzlichen Verpflichtungen nachkommt. Beispielsweise muss vor Beginn der Beschäftigung die Berechtigung eines erfolgreichen Bewerbers zur Arbeit in Großbritannien überprüft werden.

Das Unternehmen hat ein berechtigtes Interesse daran, personenbezogene Daten während des Einstellungsverfahrens zu verarbeiten und Aufzeichnungen über den Prozess zu führen. Die Verarbeitung von Daten von Bewerbern ermöglicht es dem Unternehmen, den Rekrutierungsprozess zu verwalten, die Eignung eines Bewerbers für eine Anstellung zu bewerten und zu bestätigen und zu entscheiden, wem eine Stelle angeboten werden soll. Das Unternehmen muss möglicherweise auch Daten von Bewerbern verarbeiten, um auf Rechtsansprüche zu reagieren und sich gegen diese zu verteidigen.

Das Unternehmen kann spezielle Datenkategorien wie Informationen über ethnische Herkunft, sexuelle Orientierung, Religion oder Weltanschauung verarbeiten, um die Einstellungsstatistiken zu überwachen. Es kann auch Informationen darüber sammeln, ob Bewerber behindert sind oder nicht, um angemessene Anpassungen für Bewerber mit einer Behinderung vorzunehmen. Das Unternehmen verarbeitet diese Informationen, um seinen Verpflichtungen nachzukommen und bestimmte Rechte in Bezug auf die Beschäftigung auszuüben.

Für einige Funktionen ist das Unternehmen verpflichtet, Informationen über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten einzuholen. Wenn das Unternehmen diese Informationen anfordert, geschieht dies, um seinen Verpflichtungen nachzukommen und bestimmte Rechte in Bezug auf die Beschäftigung auszuüben.

Wenn Ihre Bewerbung nicht erfolgreich ist, kann das Unternehmen Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren, falls es zukünftige Beschäftigungsmöglichkeiten gibt, für die Sie möglicherweise geeignet sind. Das Unternehmen wird Sie um Ihre Zustimmung bitten, bevor es Ihre Daten zu diesem Zweck aufbewahrt, und Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

4.4 An wen werden Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben?

Ihre Daten können intern für die Zwecke der Personalbeschaffung weitergegeben werden. Dazu gehören Mitglieder des Personal- und Rekrutierungsteams, am Rekrutierungsprozess beteiligte Interviewer, Manager im Geschäftsbereich mit der offenen Stelle und IT-Mitarbeiter, wenn der Zugriff auf die Daten für die Erfüllung ihrer Rollen erforderlich ist.

Wir werden Ihre Daten auch an die im Folgenden aufgeführten Drittparteien weitergeben:

  • jedes Mitglied unserer Gruppe, d.h. unsere Tochtergesellschaften, wie in Abschnitt 1159 des UK Companies Act 2006 definiert (in Anhang A dargelegt);
  • wenn wir verpflichtet sind, Ihre personenbezogenen Daten offenzulegen oder weiterzugeben, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen oder um unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder Nutzungsbedingungen durchzusetzen oder anzuwenden;
  • für den Fall, dass wir ein Geschäft oder Vermögenswerte verkaufen oder kaufen. In diesem Fall können wir Ihre personenbezogenen Daten an den potenziellen Verkäufer oder Käufer weitergeben; oder
  • wenn wir oder im Wesentlichen alle unsere Vermögenswerte von einem Dritten erworben werden. In diesem Fall gehören die von uns gehaltenen personenbezogenen Daten zu den übertragenen Vermögenswerten.
  • unsere Auditoren, die sicherstellen, dass wir unsere ISO-Standards einhalten.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unserer regelmäßigen Berichterstattung über die Unternehmensleistung im Rahmen einer Geschäftsreorganisation oder Gruppenumstrukturierung zur Unterstützung der Systemwartung und zum Hosting von Daten an andere Unternehmen unserer Gruppe weitergeben.

Das Unternehmen wird Ihre Daten nicht an andere Dritte weitergeben, es sei denn, Ihre Bewerbung um eine Anstellung ist erfolgreich und es wird Ihnen ein Stellenangebot unterbreitet. Das Unternehmen wird Ihre Daten dann an ehemalige Arbeitgeber weitergeben, um Referenzen über Sie zu erhalten, an Anbieter von Überprüfungen des Beschäftigungshintergrunds, um die erforderlichen Hintergrundinformationen zu erhalten, und an den Offenlegungs- und Sperrdienst, um die erforderlichen strafrechtlichen Überprüfungen vorzunehmen. Diese werden zusätzlich zu den anderen Organisationen einbezogen, die in unserer Datenschutzerklärung für Mitarbeiter erwähnt werden.

Sollten Sie begründete Anpassungen für die Ausübung Ihrer Rolle benötigen, kann es erforderlich sein, sich an einen externen Anbieter zu wenden, der für Verständnis Ihres Zustands sorgt und Sie beim Erwerb von Spezialausrüstung unterstützt. Ohne Ihre Zustimmung wird kein Dritter kontaktiert. Bei Dritten kann es sich um Arbeitsschutz, Zugang zur Arbeit usw. handeln.

Das Unternehmen wird Ihre Daten nicht außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übertragen.

4.5 Änderung des Zwecks

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur für die Zwecke verwenden, für die wir sie erhoben haben, es sei denn, wir sind der Ansicht, dass wir sie aus einem anderen Grund verwenden müssen und dieser Grund mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar ist. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für einen nicht verwandten Zweck verwenden müssen, werden wir Sie darüber informieren und Ihnen die Rechtsgrundlage erläutern, die uns dies ermöglicht.

4.6 Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Wenn Ihre Bewerbung auf eine Anstellung nicht erfolgreich ist, speichert das Unternehmen Ihre Daten 3 Monate lang nach Beendigung des entsprechenden Einstellungsverfahrens. Wenn Sie damit einverstanden sind, dass das Unternehmen Ihre personenbezogenen Daten archiviert, speichert das Unternehmen Ihre Daten für weitere 3 Monate, um sie für zukünftige Beschäftigungsmöglichkeiten zu berücksichtigen. Am Ende dieses Zeitraums oder wenn Sie Ihre Einwilligung vor diesem Datum widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht oder vernichtet.

Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, werden personenbezogene Daten, die während des Einstellungsverfahrens erhoben wurden, in Ihre Personalakte übertragen und während Ihrer Anstellung gespeichert. Die Zeiträume, für die Ihre Daten gespeichert werden, werden Ihnen in einer neuen Datenschutzerklärung mitgeteilt. Die Daten werden an verschiedenen Orten gespeichert, einschließlich in Ihrem Anwendungsdatensatz, in Personalverwaltungssystemen und auf anderen IT-Systemen (einschließlich E-Mail).

4.7 Schutz Ihrer personenbezogenen Daten

Wir werden alle zumutbaren Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher und in Übereinstimmung mit dieser Richtlinie behandelt werden, wie z.B. das Informationssicherheits-Managementsystem ISO27001 (2013) und das Cyber Essentials Plus-Programm. Obwohl wir unser Bestes tun, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen, können wir die Sicherheit Ihrer an unsere Website übertragenen Daten nicht garantieren. Jede Übertragung erfolgt auf eigenes Risiko.

Alle unsere Drittanbieter und andere Unternehmen in der Gruppe sind verpflichtet, geeignete Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, um Ihre personenbezogenen Daten gemäß unseren Richtlinien zu schützen. Wir verlangen von diesen Dritten, dass sie Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen und vertraulich behandeln. Wir gestatten unseren Drittanbietern nicht, Ihre personenbezogenen Daten für ihre eigenen Zwecke zu verwenden. Wir gestatten ihnen nur, Ihre personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke und in Übereinstimmung mit unseren Anweisungen zu verarbeiten.

Das Unternehmen nimmt die Sicherheit Ihrer Daten ernst. Es verfügt über interne Richtlinien und Kontrollen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten nicht verloren gehen, versehentlich zerstört, missbraucht oder offengelegt werden und nur von unseren Mitarbeitern zur ordnungsgemäßen Erfüllung ihrer Aufgaben abgerufen werden. Weitere Einzelheiten finden Sie in den Informationssicherheitsrichtlinien des Unternehmens, der Informationssicherheitskoordination, der Richtlinie zur Verwaltung des Benutzerzugriffs und der Richtlinie für sichere Entwicklung.

4.8 Ihre Rechte

Als Datensubjekt haben Sie eine Reihe von Rechten. Sie können:

  • Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten anfordern (allgemein bekannt als „Zugriffsanfrage eines Datensubjekts“). Auf diese Weise können Sie eine Kopie der personenbezogenen Daten erhalten, die wir über Sie gespeichert haben, und überprüfen, ob wir sie rechtmäßig verarbeiten.
  • Eine Korrektur der personenbezogenen Daten verlangen, die wir über Sie gespeichert haben. Auf diese Weise können Sie unvollständige oder ungenaue Informationen, die wir über Sie gespeichert haben, korrigieren lassen.
  • Die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Auf diese Weise können Sie uns bitten, personenbezogene Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn es keinen triftigen Grund für uns gibt, sie weiter zu verarbeiten. Sie haben auch das Recht, uns aufzufordern, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn Sie von Ihrem Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Gebrauch gemacht haben (siehe unten).
  • Die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Auf diese Weise können Sie uns auffordern, die Verarbeitung personenbezogener Daten über Sie auszusetzen, beispielsweise wenn Sie möchten, dass wir deren Richtigkeit oder den Grund für die Verarbeitung feststellen.

Die Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten an eine andere Partei verlangen

Sie müssen keine Gebühr zahlen, um auf Ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen (oder eines der anderen oben genannten Rechte auszuüben). Wir können jedoch eine angemessene Gebühr erheben, wenn Ihr Antrag auf Zugang eindeutig unbegründet oder übertrieben ist. Alternativ können wir uns unter solchen Umständen weigern, der Anfrage nachzukommen.

Wenn Sie der Meinung sind, dass das Unternehmen Ihre Datenschutzrechte nicht eingehalten hat, können Sie sich beim Information Commissioner beschweren.

4.9 Was ist, wenn Sie keine personenbezogenen Daten angeben?

Sie sind nicht gesetzlich oder vertraglich verpflichtet, dem Unternehmen während des Einstellungsverfahrens Daten zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie die Informationen jedoch nicht vorlegen, kann das Unternehmen Ihren Antrag möglicherweise nicht ordnungsgemäß oder überhaupt nicht bearbeiten.

4.10 Automatisierte Entscheidungsfindung

Rekrutierungsprozesse basieren nicht ausschließlich auf automatisierter Entscheidungsfindung.

5. Freiberufliche Linguisten

(Dies gilt nicht für Mitarbeiter von thebigword.)

5.1 Warum erheben wir personenbezogene Daten über Sie?

Das Unternehmen sammelt personenbezogene Daten über Sie, um den Prozess des Engagements von Linguisten voranzutreiben.

„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen über eine Person, anhand derer diese Person identifiziert werden kann, entweder nur anhand dieser Informationen oder im Kontext mit anderen Informationen, die wir besitzen.

5.2 Welche personenbezogenen Daten erheben wir über Sie und wie erfolgt dies?

Im Rahmen unseres Linguisten-Engagement-Prozesses erhebt und verarbeitet das Unternehmen personenbezogene Daten, wo dies erforderlich ist. Das Unternehmen verpflichtet sich zur Transparenz, wie es diese Daten sammelt und verwendet, und wie es seinen Datenschutzverpflichtungen nachkommt.

Im Rahmen der Inanspruchnahme von Linguisten sammelt das Unternehmen eine Reihe von Informationen über Sie. Dies könnte Folgendes beinhalten (und ist nicht beschränkt auf):

  • Ihr Name, Ihre Adresse und Kontaktdaten, einschließlich E-Mail-Adresse und Telefonnummer;
  • Einzelheiten zu Ihren Qualifikationen, Lohnsätzen, Fachgebieten, Sprachen, Geschlecht, Datum des Hochschulabschlusses, Erfahrung und Berufserfahrung;
  • Informationen zur Überprüfung Ihrer Identität und Ihrer Berechtigung zur Arbeit im Wohnsitzland;
  • Ihr Foto, damit wir Ihnen ein ID-Paket zur Verfügung stellen können.

Das Unternehmen kann diese Informationen auf verschiedene Weise erheben. Daten können beispielsweise in Antragsformularen, Lebensläufen, aus Ihrem Reisepass oder anderen Ausweisdokumenten enthalten sein oder durch Interviews oder andere Formen der Beurteilung erhoben werden.

Personenbezogene Daten können über Informationen bezogen werden, die Sie in Jobbörsen oder Social-Media-Websites wie LinkedIn veröffentlicht haben und auf denen Sie angegeben haben, dass Sie derzeit für Arbeiten verfügbar sind.

Das Unternehmen kann auch personenbezogene Daten über Sie von Dritten erheben, damit Hintergrundprüfungen durchgeführt werden können. Hintergrundüberprüfungen (wie Kopien von DBS-Überprüfungen), Informationen zur Identitätsprüfung (wie Kopien eines Reisepasses und einer Passnummer, Ablaufdatum und Land des Wohnsitzes, Führerschein oder Personalausweis), Adressnachweise und Referenzen. Die von uns durchgeführten Hintergrund- und Identifikationsprüfungen (sofern sie nicht den spezifischen Kundenanforderungen unterliegen, wie unten erläutert), können die Baseline Personnel Security Standard (BPSS) -Prüfungen beinhalten (siehe https://www.gov.uk/government/publications/government-baseline-personnel-security-standard für weitere Einzelheiten). Das Unternehmen führt diese Überprüfungen durch, da es regelmäßig mit Regierungsstellen zusammenarbeitet, die dies verlangen, und es ist vertraglich dazu verpflichtet.

5.3 Wie verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten?

Das Unternehmen erhebt und verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, wo es erforderlich ist:

  • um es uns zu ermöglichen, unsere Vertragsbedingungen mit Ihnen abzuschließen und/oder zu erfüllen;
  • um berechtigte Interessen von uns selbst oder von Dritten wie unseren Kunden zu verfolgen, sofern Ihre Interessen und Grundrechte diese Interessen nicht außer Kraft setzen;
  • um unsere rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen; und/oder
  • mit Ihrer Zustimmung.

Wir benötigen diese Informationen, um Sie als Linguist zu engagieren, und ohne sie können wir Sie nicht in unsere Liste der zugelassenen Linguisten aufnehmen. In einigen Fällen können wir auch (sofern von unseren Kunden verlangt oder anderweitig erforderlich) erweiterte Sicherheitsüberprüfungen durchführen, mit denen wir Ihre Eignung beurteilen, bevor wir Sie als Linguist beauftragen und Sie mit der Ausführung von Arbeitsaufträgen für unsere Kunden beauftragen. Wenn solche Überprüfungen erforderlich sind, werden wir Sie vorab darüber informieren. Wenn Sie die Anforderungen der erweiterten Sicherheitsüberprüfungen nicht erfüllen, können Sie möglicherweise nicht als Linguist für bestimmte Kunden engagiert werden. Dies hat jedoch keinen Einfluss auf Ihre Eignung für mögliche zukünftige Aufträge von anderen Kunden.

5.4 An wen werden Ihre personenbezogenen Daten weitergeleitet?

Ihre Daten können intern für die Zwecke eines Engagements weitergegeben werden.

Wir werden Ihre Daten auch an die im Folgenden aufgeführten Drittparteien weitergeben:

  • jedes Mitglied unserer Gruppe, d.h. unsere Tochtergesellschaften, wie in Abschnitt 1159 des UK Companies Act 2006 definiert (in Anhang A dargelegt);
  • wenn wir verpflichtet sind, Ihre personenbezogenen Daten offenzulegen oder weiterzugeben, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen oder um unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder Nutzungsbedingungen durchzusetzen oder anzuwenden;
  • ein Schulungsunternehmen, von dem wir annehmen, dass es Ihnen bei der Erlangung einer Qualifikation behilflich sein kann und/oder Ihnen Kurse anbieten kann, von denen wir glauben, dass sie für Sie von Interesse sein könnten;
  • für den Fall, dass wir ein Geschäft oder Vermögenswerte verkaufen oder kaufen. In diesem Fall können wir Ihre personenbezogenen Daten an den potenziellen Verkäufer oder Käufer weitergeben; oder
  • wenn wir oder im Wesentlichen alle unsere Vermögenswerte von einem Dritten erworben werden. In diesem Fall sind die von uns gehaltenen personenbezogene Daten einer der übertragenen Vermögenswerte.
  • unsere Auditoren, die sicherstellen, dass wir unsere ISO-Standards einhalten.

unsere Kunden oder Interessenten.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unserer regelmäßigen Berichterstattung über die Unternehmensleistung im Rahmen einer Geschäftsreorganisation oder Gruppenumstrukturierung zur Unterstützung der Systemwartung und zum Hosting von Daten an andere Unternehmen unserer Gruppe weitergeben.

Das Unternehmen wird Ihre Daten nicht an andere Dritte weitergeben, es sei denn, Ihre Bewerbung ist erfolgreich. Das Unternehmen wird Ihre Daten dann an ehemalige Arbeitgeber weitergeben, um Referenzen über Sie zu erhalten, an Anbieter von Überprüfungen des Beschäftigungshintergrunds, um die erforderlichen Hintergrundinformationen zu erhalten, und an den Offenlegungs- und Sperrdienst, um die erforderlichen strafrechtlichen Überprüfungen vorzunehmen. Diese werden zusätzlich zu den anderen Organisationen einbezogen, die in unseren Serviceverträgen festgelegt sind. Das Unternehmen wird Ihre Daten nicht außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übertragen.

5.5 Änderung des Zwecks

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur für die Zwecke verwenden, für die wir sie erhoben haben, es sei denn, wir sind der Ansicht, dass wir sie aus einem anderen Grund verwenden müssen und dieser Grund mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar ist. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für einen nicht verwandten Zweck verwenden müssen, werden wir Sie darüber informieren und Ihnen die Rechtsgrundlage erläutern, die uns dies ermöglicht.

5.6 Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Wenn Ihre Bewerbung als freiberuflicher Linguist nicht erfolgreich ist, speichert das Unternehmen Ihre Daten für 3 Monate ab dem entsprechenden Engagement-Prozess. Wenn Sie damit einverstanden sind, dass das Unternehmen Ihre personenbezogenen Daten archiviert, speichert das Unternehmen Ihre Daten für einen weiteren Zeitraum, um sie für zukünftige Engagements zu berücksichtigen. Am Ende dieses Zeitraums oder wenn Sie Ihre Einwilligung vor diesem Datum widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht oder vernichtet.

Wenn Ihre Bewerbung als freiberuflicher Linguist erfolgreich ist, werden die während des Einarbeitungsprozesses erhobenen personenbezogenen Daten in Ihre Akte übertragen und während Ihrer Zeit als autorisierter Linguist gespeichert.

Wir werden Ihre Daten so lange aufbewahren, wie Ihre Vereinbarung mit uns in Kraft bleibt. Am Ende dieses Zeitraums werden Ihre Daten gelöscht oder vernichtet. Die Daten werden an verschiedenen Orten gespeichert, einschließlich in Ihrem Anwendungsdatensatz, in Linguist-Managementsystemen und auf anderen IT-Systemen (einschließlich E-Mail).

5.7 Schutz Ihrer personenbezogenen Daten

Wir werden alle zumutbaren Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher und in Übereinstimmung mit dieser Richtlinie behandelt werden, wie z.B. das Informationssicherheits-Managementsystem ISO27001 (2013) und das Cyber Essentials Plus-Programm. Obwohl wir unser Bestes tun, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen, können wir die Sicherheit Ihrer an unsere Website übertragenen Daten nicht garantieren. Jede Übertragung erfolgt auf eigenes Risiko.

Alle unsere Drittanbieter und andere Unternehmen in der Gruppe sind verpflichtet, geeignete Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, um Ihre personenbezogenen Daten gemäß unseren Richtlinien zu schützen. Wir verlangen von diesen Dritten, dass sie Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen und vertraulich behandeln. Wir gestatten unseren Drittanbietern nicht, Ihre personenbezogenen Daten für ihre eigenen Zwecke zu verwenden. Wir gestatten ihnen nur, Ihre personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke und in Übereinstimmung mit unseren Anweisungen zu verarbeiten.

Das Unternehmen nimmt die Sicherheit Ihrer Daten ernst. Es verfügt über interne Richtlinien und Kontrollen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten nicht verloren gehen, versehentlich zerstört, missbraucht oder offengelegt werden und nur von unseren Mitarbeitern zur ordnungsgemäßen Erfüllung ihrer Aufgaben abgerufen werden. Weitere Einzelheiten finden Sie in den Informationssicherheitsrichtlinien des Unternehmens, der Informationssicherheitskoordination, der Richtlinie zur Verwaltung des Benutzerzugriffs und der Richtlinie für sichere Entwicklung.

5.8 Ihre Rechte

Als Datensubjekt haben Sie eine Reihe von Rechten. Sie können:

  • Den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten anfordern (allgemein bekannt als „Datensubjekt-Zugriffsanfrage“). Auf diese Weise können Sie eine Kopie der personenbezogenen Daten erhalten, die wir über Sie gespeichert haben, und überprüfen, ob wir sie rechtmäßig verarbeiten.
  • Die Korrektur der personenbezogenen Daten anfordern, die wir über Sie gespeichert haben. Auf diese Weise können Sie unvollständige oder ungenaue Informationen, die wir über Sie gespeichert haben, korrigieren lassen.
  • Die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten anfordern. Auf diese Weise können Sie uns bitten, personenbezogene Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn es keinen triftigen Grund für uns gibt, sie weiter zu verarbeiten. Sie haben auch das Recht, uns aufzufordern, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn Sie von Ihrem Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Gebrauch gemacht haben (siehe unten).
  • Die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten anfordern. Auf diese Weise können Sie uns auffordern, die Verarbeitung personenbezogener Daten über Sie auszusetzen, beispielsweise wenn Sie möchten, dass wir deren Richtigkeit oder den Grund für die Verarbeitung feststellen.

Die Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten an eine andere Partei anfordern.

Sie müssen keine Gebühr zahlen, um auf Ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen (oder eines der anderen oben genannten Rechte auszuüben). Wir können jedoch eine angemessene Gebühr erheben, wenn Ihr Antrag auf Zugang eindeutig unbegründet oder übertrieben ist. Alternativ können wir uns unter solchen Umständen weigern, der Anfrage nachzukommen.

Wenn Sie der Meinung sind, dass das Unternehmen Ihre Datenschutzrechte nicht eingehalten hat, können Sie sich beim Information Commissioner beschweren.

5.9 Was ist, wenn Sie keine personenbezogenen Daten angeben?

Sie sind nicht gesetzlich oder vertraglich verpflichtet, dem Unternehmen während des Prozesses für das Engagement Daten zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie die Informationen jedoch nicht vorlegen, kann das Unternehmen Ihren Antrag möglicherweise nicht ordnungsgemäß oder überhaupt nicht bearbeiten.

6. Agenturen

6.1 Warum erheben wir personenbezogene Daten über Sie?

Das Unternehmen sammelt personenbezogene Daten über Sie oder diejenigen, die in Ihrem Namen Dienstleistungen erbringen, um den Prozess des Engagements der Agentur fortzusetzen.

Sofern nicht ausdrücklich an anderer Stelle in dieser Richtlinie anders angegeben, umfasst „Sie“ oder „Ihr“ Ihre Mitarbeiter, Vertreter und Subunternehmer sowie im Fall eines Unternehmens Ihre Direktoren, Aktionäre, leitenden Angestellten, Mitarbeiter, Manager, Mitglieder, Partner, Auftraggeber und verbundene Unternehmen; wenn Sie kein Unternehmen sind dann Ihre Einzelpersonen oder Organisationen in ähnlichen Positionen. „Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen über eine Person, anhand derer diese Person identifiziert werden kann, entweder nur anhand dieser Informationen oder im Kontext mit anderen Informationen, die wir besitzen.

6.2 Welche personenbezogenen Daten erheben wir über Sie und wie erfolgt dies?

Im Rahmen unseres Prozesses für das Engagement der Agentur erhebt und verarbeitet das Unternehmen personenbezogene Daten, wo dies erforderlich ist. Das Unternehmen verpflichtet sich zur Transparenz, wie es diese Daten sammelt und verwendet, und wie es seinen Datenschutzverpflichtungen nachkommt.

Im Rahmen unseres Prozesses für das Engagement der Agentur erhebt das Unternehmen eine Reihe von Informationen über Sie. Dies könnte Folgendes beinhalten (und ist nicht beschränkt auf):

  • Ihr Name, Ihre Adresse und Kontaktdaten, einschließlich E-Mail-Adresse und Telefonnummer;
  • Einzelheiten zu Ihren Qualifikationen, Lohnsätzen, Fachgebieten, Sprachen, Geschlecht, Datum des Hochschulabschlusses, Erfahrung und Berufserfahrung;
  • Informationen zur Überprüfung Ihrer Identität und Ihrer Berechtigung zur Arbeit im Wohnsitzland;
  • Ihr Foto, damit wir Ihnen ein ID-Paket zur Verfügung stellen können.

Das Unternehmen kann diese Informationen auf verschiedene Weise erheben. Daten können beispielsweise in Antragsformularen, Lebensläufen, aus Ihrem Reisepass oder anderen Ausweisdokumenten enthalten sein oder durch Interviews oder andere Formen der Beurteilung erhoben werden.

Personenbezogene Daten können über Informationen bezogen werden, die Sie in Jobbörsen oder Social-Media-Websites wie LinkedIn veröffentlicht haben und auf denen Sie angegeben haben, dass Sie derzeit für Arbeiten verfügbar sind.

Das Unternehmen kann auch personenbezogene Daten über Sie von Dritten erheben, damit Hintergrundprüfungen durchgeführt werden können. Hintergrundüberprüfungen (wie Kopien von DBS-Überprüfungen), Informationen zur Identitätsprüfung (wie Kopien eines Reisepasses und einer Passnummer, Ablaufdatum und Land des Wohnsitzes, Führerschein oder Personalausweis), Adressnachweise und Referenzen. Die von uns durchgeführten Hintergrund- und Identifikationsprüfungen (sofern sie nicht den spezifischen Kundenanforderungen unterliegen, wie unten erläutert), können die Baseline Personnel Security Standard (BPSS) -Prüfungen beinhalten (siehe https://www.gov.uk/government/publications/government-baseline-personnel-security-standard für weitere Details). Das Unternehmen führt diese Überprüfungen durch, da es regelmäßig mit Regierungsstellen zusammenarbeitet, die dies verlangen, und es ist vertraglich dazu verpflichtet.

6.3 Wie verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten?

Das Unternehmen erhebt und verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, wo es erforderlich ist:

  • um es uns zu ermöglichen, unsere Vertragsbedingungen mit Ihnen abzuschließen und/oder zu erfüllen;
  • um berechtigte Interessen von uns selbst oder von Dritten wie unseren Kunden zu verfolgen, sofern Ihre Interessen und Grundrechte diese Interessen nicht außer Kraft setzen;
  • um unsere rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen; und/oder
  • mit Ihrer Zustimmung.

Wir benötigen diese Informationen, um Sie als Agentur zu engagieren, und ohne sie können wir Sie nicht in unsere Liste der zugelassenen Agenturen aufnehmen. In einigen Fällen können wir auch (sofern von unseren Kunden verlangt oder anderweitig erforderlich) erweiterte Sicherheitsüberprüfungen durchführen, mit denen wir Ihre Eignung beurteilen, bevor wir Sie als Agentur beauftragen und Sie mit der Ausführung von Arbeitsaufträgen für unsere Kunden beauftragen. Wenn solche Überprüfungen erforderlich sind, werden wir Sie vorab darüber informieren. Wenn Sie die Anforderungen der erweiterten Sicherheitsüberprüfungen nicht erfüllen, können Sie möglicherweise nicht als Agentur für bestimmte Kunden engagiert werden. Dies hat jedoch keinen Einfluss auf Ihre Eignung für potenzielle zukünftige Engagements mit anderen Kunden.

6.4 An wen werden Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben?

Ihre Daten können intern für die Zwecke eines Engagements weitergegeben werden. Wir werden Ihre Daten auch an die im Folgenden aufgeführten Drittparteien weitergeben:

  • jedes Mitglied unserer Gruppe, d.h. unsere Tochtergesellschaften, wie in Abschnitt 1159 des UK Companies Act 2006 definiert (in Anhang A dargelegt);
  • wenn wir verpflichtet sind, Ihre personenbezogenen Daten offenzulegen oder weiterzugeben, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen oder um unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder Nutzungsbedingungen durchzusetzen oder anzuwenden;
  • ein Schulungsunternehmen, von dem wir annehmen, dass es Ihnen bei der Erlangung einer Qualifikation behilflich sein kann und/oder Ihnen Kurse anbieten kann, von denen wir glauben, dass sie für Sie von Interesse sein könnten;
  • für den Fall, dass wir ein Geschäft oder Vermögenswerte verkaufen oder kaufen. In diesem Fall können wir Ihre personenbezogenen Daten an den potenziellen Verkäufer oder Käufer weitergeben; oder
  • wenn wir oder im Wesentlichen alle unsere Vermögenswerte von einem Dritten erworben werden. In diesem Fall sind die von uns gehaltenen personenbezogene Daten einer der übertragenen Vermögenswerte.
  • unsere Auditoren, die sicherstellen, dass wir unsere ISO-Standards einhalten.
  • unsere Kunden oder Interessenten.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unserer regelmäßigen Berichterstattung über die Unternehmensleistung im Rahmen einer Geschäftsreorganisation oder Gruppenumstrukturierung zur Unterstützung der Systemwartung und zum Hosting von Daten an andere Unternehmen unserer Gruppe weitergeben.

Das Unternehmen wird Ihre Daten nicht an andere Dritte weitergeben, es sei denn, Ihre Bewerbung ist erfolgreich. Das Unternehmen wird dann Ihre Daten weitergeben, um Referenzen über Sie zu erhalten, an Anbieter von Hintergrundüberprüfungen, um die erforderlichen Hintergrundprüfungen zu erhalten, und den Offenlegungs- und Sperrdienst, um die erforderlichen Strafregisterprüfungen zu erhalten. Diese werden zusätzlich zu den anderen Organisationen einbezogen, die in unseren Serviceverträgen festgelegt sind. Das Unternehmen wird Ihre Daten nicht außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übertragen.

6.5 Änderung des Zwecks

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur für die Zwecke verwenden, für die wir sie erhoben haben, es sei denn, wir sind der Ansicht, dass wir sie aus einem anderen Grund verwenden müssen und dieser Grund mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar ist. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für einen nicht verwandten Zweck verwenden müssen, werden wir Sie darüber informieren und Ihnen die Rechtsgrundlage erläutern, die uns dies ermöglicht.

6.6 Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Wenn Ihre Bewerbung als Agentur nicht erfolgreich ist, speichert das Unternehmen Ihre Daten für 3 Monate ab dem entsprechenden Einstellungsverfahren. Wenn Sie damit einverstanden sind, dass das Unternehmen Ihre personenbezogenen Daten archiviert, speichert das Unternehmen Ihre Daten für einen weiteren Zeitraum, um sie für zukünftige Engagements zu berücksichtigen. Am Ende dieses Zeitraums oder wenn Sie Ihre Einwilligung vor diesem Datum widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht oder vernichtet.

Wenn Ihre Bewerbung als Agentur erfolgreich ist, werden die während des Auftragsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten in Ihre Akte übertragen und während Ihrer Zeit als autorisierte Agentur gespeichert.

Wir werden Ihre Daten so lange aufbewahren, wie Ihre Vereinbarung mit uns in Kraft bleibt. Am Ende dieses Zeitraums werden Ihre Daten gelöscht oder vernichtet.

Die Daten werden an verschiedenen Orten gespeichert, einschließlich in Ihrem Anwendungsdatensatz, in Verwaltungssystemen der Agentur und auf anderen IT-Systemen (einschließlich E-Mail).

6.7 Schutz Ihrer personenbezogenen Daten

Wir werden alle zumutbaren Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher und in Übereinstimmung mit dieser Richtlinie behandelt werden, wie z.B. das Informationssicherheits-Managementsystem ISO27001 (2013) und das Cyber Essentials Plus-Programm. Obwohl wir unser Bestes tun, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen, können wir die Sicherheit Ihrer an unsere Website übertragenen Daten nicht garantieren. Jede Übertragung erfolgt auf eigenes Risiko.

Alle unsere Drittanbieter und andere Unternehmen in der Gruppe sind verpflichtet, geeignete Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, um Ihre personenbezogenen Daten gemäß unseren Richtlinien zu schützen. Wir verlangen von diesen Dritten, dass sie Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen und vertraulich behandeln. Wir gestatten unseren Drittanbietern nicht, Ihre personenbezogenen Daten für ihre eigenen Zwecke zu verwenden. Wir gestatten ihnen nur, Ihre personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke und in Übereinstimmung mit unseren Anweisungen zu verarbeiten.

Das Unternehmen nimmt die Sicherheit Ihrer Daten ernst. Es verfügt über interne Richtlinien und Kontrollen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten nicht verloren gehen, versehentlich zerstört, missbraucht oder offengelegt werden und nur von unseren Mitarbeitern zur ordnungsgemäßen Erfüllung ihrer Aufgaben abgerufen werden. Weitere Einzelheiten finden Sie in den Informationssicherheitsrichtlinien des Unternehmens, der Informationssicherheitskoordination, der Richtlinie zur Verwaltung des Benutzerzugriffs und der Richtlinie für sichere Entwicklung.

6.8 Ihre Rechte

Als Datensubjekt haben Sie eine Reihe von Rechten. Sie können:

  • Den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten anfordern (allgemein bekannt als „Datensubjekt-Zugriffsanfrage“). Auf diese Weise können Sie eine Kopie der personenbezogenen Daten erhalten, die wir über Sie gespeichert haben, und überprüfen, ob wir sie rechtmäßig verarbeiten.
  • Die Korrektur der personenbezogenen Daten anfordern, die wir über Sie gespeichert haben. Auf diese Weise können Sie unvollständige oder ungenaue Informationen, die wir über Sie gespeichert haben, korrigieren lassen.
  • Die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten anfordern. Auf diese Weise können Sie uns bitten, personenbezogene Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn es keinen triftigen Grund für uns gibt, sie weiter zu verarbeiten. Sie haben auch das Recht, uns aufzufordern, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn Sie von Ihrem Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Gebrauch gemacht haben (siehe unten).
  • Die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten anfordern. Auf diese Weise können Sie uns auffordern, die Verarbeitung personenbezogener Daten über Sie auszusetzen, beispielsweise wenn Sie möchten, dass wir deren Richtigkeit oder den Grund für die Verarbeitung feststellen.
  • Die Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten an eine andere Partei anfordern.

Sie müssen keine Gebühr zahlen, um auf Ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen (oder eines der anderen oben genannten Rechte auszuüben). Wir können jedoch eine angemessene Gebühr erheben, wenn Ihr Antrag auf Zugang eindeutig unbegründet oder übertrieben ist. Alternativ können wir uns unter solchen Umständen weigern, der Anfrage nachzukommen.

Wenn Sie der Meinung sind, dass das Unternehmen Ihre Datenschutzrechte nicht eingehalten hat, können Sie sich beim Information Commissioner beschweren.

6.9 Was ist, wenn Sie keine personenbezogenen Daten angeben?

Sie sind nicht gesetzlich oder vertraglich verpflichtet, dem Unternehmen während des Prozesses für das Engagement Daten zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie die Informationen jedoch nicht vorlegen, kann das Unternehmen Ihren Antrag möglicherweise nicht ordnungsgemäß oder überhaupt nicht bearbeiten.

7. Kontaktaufnahme mit uns

Wenn Sie Fragen, Kommentare oder Wünsche zu dieser Richtlinie haben oder eines Ihrer oben genannten Rechte ausüben möchten, können Sie uns auf folgende Weise kontaktieren:

  • per E-Mail an den thebigword Datenschutzbeauftragten — DPO@thebigword.com
  • telefonisch unter 0870 748 8000; oder
  • per Post im Compliance-Team, thebigword, Link Up House, Ring Rd, Leeds LS12 6AB