Datenschutzerklärung Für Stellenbewerber

Im Rahmen unseres Einstellungsverfahrens wird das Unternehmen personenbezogene Daten in Bezug auf Stellenbewerber erfassen und verarbeiten. Das Unternehmen hat sich ein transparentes Verfahren bei der Erfassung und Verwendung dieser Daten und die Erfüllung seiner Verpflichtungen zum Schutz der Daten zur Aufgabe gemacht.

 

Welche Informationen werden vom Unternehmen erfasst?

Personenbezogene Daten” (oder personenbezogene Informationen) bezieht sich auf alle Informationen über ein Individuum, mit denen diese Person – entweder allein durch diese Informationen oder in Verbindung mit anderen, uns vorliegenden Informationen – identifiziert werden kann.

Das Unternehmen wird im Rahmen seines Einstellungsverfahrens eine Reihe von Informationen über Sie erfassen. Dazu gehören:

  • Name, Adresse und Kontaktinformationen, einschließlich E-Mail-Adresse und Telefonnummer;
  • Angaben zu Ihren Qualifikationen, Fähigkeiten und Ihrer Berufserfahrung sowie zu Ihrem bisherigen beruflichen Werdegang;
  • Informationen über Ihr aktuelles Vergütungsniveau einschließlich aller Ansprüche auf Leistungen;
  • Informationen darüber, ob Sie eine Behinderung haben, damit das Unternehmen während des Einstellungsverfahrens angemessene Vorbereitungen treffen kann; und
  • Informationen zur Überprüfung Ihrer Identität und Ihrer Arbeitserlaubnis im Vereinigten Königreich.

Das Unternehmen kann diese Informationen auf unterschiedliche Weise erfassen. Die Daten können zum Beispiel von Bewerbungsbögen, Lebensläufen, Reisepässen oder anderen Identitätsdokumenten stammen oder im Rahmen von Einstellungsgesprächen oder anderen Bewertungsformen erfasst werden.

Wenn wir Ihnen im Anschluss an ein Einstellungsverfahren eine Beschäftigung anbieten, benötigen wir weitere personenbezogene Daten von Ihnen, die in unserem Datenschutzerklärung für Mitarbeiter aufgeführt sind.

Die personenbezogenen Daten können durch Informationen beschafft werden, die Sie auf Jobbörsen oder in den sozialen Medien (wie zum Beispiel LinkedIn) mit dem Hinweis, dass Sie eine neue Beschäftigung suchen, veröffentlicht haben.

Das Unternehmen kann personenbezogene Daten auch von Dritten erhalten, wie zum Beispiel Arbeitszeugnisse von ehemaligen Arbeitgebern, Informationen von Anbietern für beschäftigungsbezogene Überprüfungen sowie Informationen aus polizeilichen Führungszeugnissen. Das Unternehmen wird Informationen von Dritten nur abrufen, sobald ein Arbeitsplatzangebot für Sie vorliegt, und wird Sie dann entsprechend informieren.

Die Daten werden an unterschiedlichen Stellen gespeichert; hierzu gehören unter anderem Ihre Bewerbungsakte, die Managementsysteme der Personalabteilung sowie andere IT-Systeme (einschl. E-Mail).

 

Warum verarbeitet das Unternehmen personenbezogene Daten?

Das Unternehmen muss die Daten verarbeiten, um auf Ihre Bitte hin entsprechende Schritte einzuleiten, bevor ein Vertrag mit Ihnen abgeschlossen werden kann. Ggf. müssen die Daten auch verarbeitet werden, um einen Vertrag mit Ihnen abschließen zu können.

In einigen Fällen muss das Unternehmen durch die Verarbeitung von Daten sicherstellen, dass es seine gesetzlichen Verpflichtungen erfüllt. Das Unternehmen ist beispielsweise verpflichtet, bei einem erfolgreichen Bewerber vor Beginn des Beschäftigungsverhältnisses zu prüfen, ob der Bewerber eine Arbeitserlaubnis für das Vereinigte Königreich besitzt.

Das Unternehmen hat während des Einstellungsverfahrens und zur Protokollierung des Verfahrens ein legitimes Interesse an der Verarbeitung der personenbezogenen Daten. Durch die Verarbeitung der Daten aus Bewerbungen ist das Unternehmen in der Lage, das Einstellungsverfahren zu steuern, die Eignung eines Bewerbers für die offene Stelle zu analysieren und zu bestätigen und zu entscheiden, wem das Unternehmen einen Arbeitsplatz anbieten soll. Das Unternehmen muss Daten von den Bewerbern speichern, um auf rechtliche Ansprüche reagieren und diese ggf. abwenden zu können.

Zur Überwachung der Einstellungsstatistiken kann das Unternehmen ggf. besondere Datenkategorien – wie zum Beispiel Informationen über die ethnische Herkunft, die sexuelle Orientierung oder die Religion bzw. den Glauben – verarbeiten. Es kann auch Informationen darüber erfassen, ob Bewerber eine Behinderung haben, um für Bewerber mit einer Behinderung entsprechende Vorbereitungen treffen zu können. Das Unternehmen verarbeitet diese Informationen, um seine Verpflichtungen zu erfüllen und bestimmte Rechte im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis auszuüben.

Bei einigen Positionen ist das Unternehmen verpflichtet, Informationen über strafrechtliche Verurteilungen und Delikte anzufordern. Das Unternehmen fordert diese Informationen an, da es seine Verpflichtungen erfüllen und bestimmte Rechte im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis ausüben muss.

Wenn Ihre Bewerbung nicht erfolgreich ist, kann das Unternehmen Ihre personenbezogenen Daten zu den Akten nehmen, falls es in der Zukunft Beschäftigungsmöglichkeiten gibt, für die Sie vielleicht geeignet sind. Das Unternehmen wird Ihre Zustimmung einholen, bevor es Ihre Daten zu diesem Zweck speichert. Sie können Ihre Zustimmung jederzeit widerrufen.

 

Wer hat Zugriff auf die Daten?

Ihre Informationen werden ggf. intern im Rahmen des Einstellungsverfahrens weitergegeben. Hierzu gehören Mitglieder der Personalabteilung und des Einstellungsteams, Interviewer, die sich am Einstellungsverfahren beteiligen, Manager des Geschäftsbereiches, in dem die offene Stelle vorhanden ist, sowie das IT-Personal, falls zur Erfüllung der Aufgaben ein Zugriff auf die Daten erforderlich ist.

Wir werden Ihre Daten darüber hinaus auch an die nachfolgend aufgeführten Dritten weitergeben:

  • an die Mitglieder unseres Konzerns, d. h. an unsere Tochtergesellschaften gemäß Definition in Abschnitt 1159 des UK Companies Act 2006 (siehe Anhang A.);
  • falls wir verpflichtet sind, Ihre persönlichen Daten offenzulegen oder weiterzugeben, um eine gesetzliche Verpflichtung zu erfüllen, oder um unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder Nutzungsbedingungen durchzusetzen oder anzuwenden;
  • falls wir irgendwelche Unternehmen oder Vermögenswerte kaufen oder verkaufen und dabei Ihre persönlichen Daten an den potenziellen Verkäufer oder Käufer weitergeben; oder
  • wenn wir oder der überwiegende Teil unserer Vermögenswerte von Dritten übernommen wurden und die uns vorliegenden persönlichen Daten zu den übernommenen Vermögenswerten gehören.
  • SOCOTEC – unsere Prüfer, die die Einhaltung unserer ISO-Normen gewährleisten.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten mit anderen Organisationen unseres Konzerns als Teil der regelmäßigen Berichtsaktivitäten zur Leistung des Unternehmens, im Zusammenhang mit einer Unternehmensumstrukturierung sowie zur Systemwartung und zum Datenhosting teilen.

Alle externen Dienstleister und auch andere Organisationen innerhalb des Konzerns sind verpflichtet, in Übereinstimmung mit unseren Unternehmensgrundsätzen angemessene Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu ergreifen. Wir verlangen von diesen Dritten, Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen zu behandeln. Wir erlauben den externen Dienstleistern nicht, Ihre personenbezogenen Daten für ihre eigenen Zwecke zu nutzen. Die externen Dienstleister erhalten von uns lediglich die Genehmigung, Ihre personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke und in Übereinstimmung mit unseren Anweisungen zu verwenden.

Das Unternehmen wird Ihre Daten nur an Dritte weitergeben, wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist und das Unternehmen Ihnen einen Arbeitsplatz anbietet. Das Unternehmen wird Ihre Daten dann an ehemalige Arbeitgeber zur Anforderung von Arbeitszeugnissen sowie auch an Dienstleister zur Durchführung der erforderlichen Hintergrundüberprüfungen und an die entsprechenden Behörden zur Einholung eines polizeilichen Führungszeugnisses weitergeben. Diese Weitergabe erfolgt als Ergänzung zur Weitergabe an die anderen Organisationen, so wie es in unserer Datenschutzerklärung für Mitarbeiter dargestellt ist.

Falls Sie angemessene Anpassungen für Ihre Stelle benötigen, ist es eventuell notwendig, einen externen Anbieter zu kontaktieren, der Unterstützung bietet, um Ihren Zustand zu verstehen und spezielle Einrichtungen zu besorgen. Dritte werden nicht ohne Ihre Zustimmung kontaktiert. Zu diesen Dritten können unter anderem ein Arbeitsmediziner als auch Access to Work etc. gehören.

Das Unternehmen wird Ihre Daten nicht an Empfänger übertragen, die sich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums befinden.

 

Wie schützt das Unternehmen Daten?

Das Unternehmen nimmt die Sicherheit Ihrer Daten sehr ernst. Es hat interne Grundsätze und Kontrollen eingeführt, um sicherzustellen, dass Ihre Daten nicht verloren gehen, versehentlich vernichtet, missbraucht oder offengelegt werden und vor einem Zugriff – mit Ausnahme von unseren entsprechend berechtigten Mitarbeitern – geschützt sind. Weitere Informationen finden Sie in der Informationssicherheitsrichtline, Informationssicherheitskoordinierung, Richtlinie zur Benutzerzugriffsverwaltung und Richtlinie für die sichere Entwicklung.

Wie lange bewahrt das Unternehmen Daten auf?

Wenn Ihre Bewerbung nicht erfolgreich ist, wird das Unternehmen Ihre Daten nach Ende des Einstellungsverfahrens noch 3 Monate lang aufbewahren. Wenn Sie dem Unternehmen erlauben, Ihre personenbezogenen Daten weiterhin aufzubewahren, wird das Unternehmen Ihre Daten weitere 3 Monate speichern, damit Sie bei zukünftigen Beschäftigungsmöglichkeiten in Betracht gezogen werden können. Am Ende dieses Zeitraums, oder spätestens nachdem Sie Ihre Zustimmung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht oder vernichtet.

Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, werden die während des Einstellungsverfahrens erfassten Daten in Ihrer Personalakte gespeichert und während Ihrer gesamten Beschäftigung aufbewahrt. Die Aufbewahrungsfristen für Ihre Daten werden Ihnen in einer neuen Datenschutzerklärung mitgeteilt.

 

Ihre Rechte

Als Datensubjekt haben Sie mehrere Rechte. Sie können:

  • Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten verlangen (allgemein bekannt als „Zugriffsanforderung des Datensubjekts”). Damit haben Sie die Möglichkeit, eine Kopie der persönlichen Informationen zu erhalten, die wir über Sie gespeichert haben, und können sich davon überzeugen, dass wir die Informationen rechtmäßig verarbeiten.
  • Eine Korrektur Ihrer von uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen. Sie können so unvollständige oder unrichtige Informationen, die wir über Sie speichern, korrigieren lassen.
  • Die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Auf diese Weise können Sie uns auffordern, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn es keinen triftigen Grund für die weitere Verarbeitung durch uns gibt. Darüber hinaus können Sie von uns verlangen, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn Sie Ihr Widerspruchsrecht zur Verarbeitung der Daten ausgeübt haben (siehe unten);
  • Eine eingeschränkte Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Auf diese Weise können Sie uns auffordern, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzustellen, wenn Sie wünschen, dass wir deren Richtigkeit oder den Grund für deren Verarbeitung ermitteln.
  • Die Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte verlangen.

Wenn Sie irgendwelche dieser Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie bitte das Compliance-Team unter DPO@thebigword.com.

Der Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten (oder die Ausübung der oben genannten Rechte) ist für Sie kostenlos. Wir berechnen ggf. eine angemessene Gebühr, wenn Ihre Bitte auf Zugriff nachweisbar unbegründet ist oder in einem übermäßigen Umfang erfolgt. Andernfalls können wir die Erfüllung dieser Anforderung unter diesen Umständen verweigern.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass das Unternehmen Ihre Datenschutzrechte nicht beachtet hat, können Sie beim Information Commissioner (Informationsbeauftragter) Beschwerde einlegen.

 

Was geschieht, wenn Sie keine personenbezogenen Daten angeben?

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich dazu verpflichtet, während des Einstellungsverfahrens Daten bekannt zu geben. Wenn Sie keine Informationen angeben, kann das Unternehmen Ihre Bewerbung jedoch möglicherweise nicht angemessen oder überhaupt nicht verarbeiten.

 

Automatisierte Entscheidungsfindung

Einstellungsverfahren basieren nicht ausschließlich auf einer automatisierten Entscheidungsfindung.