Die Vecoplan AG ist seit 45 Jahren ein führender Maschinen- und Anlagenbauer im Bereich des internationalen Holz- und Recyclingmanagements. Das Unternehmen mit Sitz in Bad Marienberg im Westerwald entwickelt, fertigt und vermarktet technologisch hoch entwickelte Maschinen und Anlagen zur Zerkleinerung, Förderung und Aufbereitung von Holz, Biomasse und Pellets, Papier, Kunststoffen, Ersatzbrennstoffen und Haushalts- und Industrieabfällen.

Viele der umwelttechnischen Komponenten des Unternehmens sind durch Patente geschützt, was VECOPLAN in Bezug auf Qualität, Energieeffizienz und Wartungsfreundlichkeit eine einzigartige Wettbewerbsposition verschafft.

Das Unternehmen beschäftigt an seinem Stammsitz i Deutschland sowie über Tochtergesellschaften in Großbritannien, Spanien, Österreich und den USA knapp 400 Mitarbeiter. Zudem verfügt VECOPLAN über ein umfangreiches Händler- und Wartungsnetz, das eine lokale Präsenz und die Unterstützung seiner Kunden auf allen Kontinenten gewährleistet.

Die Herausforderung

Wie viele andere globale Fertigungsunternehmen muss auch VECOPLAN die Vorgaben der EU-Maschinenrichtlinie (die grundlegende Sicherheitsvorschriften für auf dem europäischen Markt eingesetzte Maschinen enthält) einhalten und eine technische Dokumentation zur Verfügung stellen, um die Sicherheit der Maschinen zu gewährleisten und die Benutzer in der Ortssprache auf eventuell verbleibende Restrisiken hinzuweisen. Angesichts der kontinuierlichen Zunahme der Zahl der EU-Mitgliedstaaten stieß das Unternehmen auf die Grenzen seiner internen Übersetzungskapazitäten.

VECOPLAN hatte zunächst mit einer Anzahl unterschiedlicher Übersetzungsagenturen sowie mit Studenten zusammengearbeitet. Besonders für die süd- und osteuropäischen Sprachen wurde es jedoch immer schwerer, Übersetzer zu finden, die höchste professionelle Standards einhalten konnten.

Eine andere Schwierigkeit betraf die Bearbeitungszeit der Dokumente. Insbesondere im Bereich des Anlagenbaus sind häufig in einer sehr späten Phase der Inbetriebnahme noch Änderungen erforderlich. Weil die gesamte Dokumentation mit Ende der Inbetriebnahme vollständig vorliegen muss, müssen oft noch in letzter Minute zusätzliche Dokumentationsmaterialien erstellt werden, um diese Änderungen kurzfristig einzubinden. Daher werden die übersetzten Unterlagen häufig innerhalb von 24 Stunden benötigt. Darüber hinaus wollte VECOPLAN den zeitaufwändigen Versand einzelner Dateien per E-Mail beenden und suchte nach einem automatisierten System, das es dem Unternehmen gestatten würde, alle zu übersetzenden Dateien hoch- und herunterzuladen, und das zugleich einen klaren Überblick auf den Status der laufenden Übersetzungsaufträge bot.

Die Lösung

thebigword war in der Lage, alle obigen Anforderungen sofort zu erfüllen bzw. kurzfristig maßgeschneiderte Lösungen anzubieten. thebigword verfügt über eine große Datenbank von kompetenten Übersetzern mit detaillierten Fachkenntnissen im Fertigungsbereich und kann daherLinguisten mit entsprechender Erfahrung in diesem Sektor zur Verfügung stellen, die den Zweck der Dokumentation verstehen und sich der Bedeutung einer klaren Vermittlung der technischen Details bewusst sind. Dies ermöglicht es VECOPLAN, seine Dokumente in eine größere Anzahl vonSprachen übersetzen zu lassen, und zwar in gleichbleibend hoher Qualität.

Besonders eilige Dokumente werden zudem priorisiert, um ihre schnelle Bearbeitung zu gewährleisten, und die wichtigsten Unterlagen stehen so innerhalb von 24 Stunden zur Verfügung. thebigword hat im Rahmen seines innovativen Translation Management System (TMS) ein maßgeschneidertes automatisiertes System für VECOPLAN erstellt, das die Übertragung der Dokumente vor bzw. nach Abschluss der Übersetzung ermöglicht und daher den Bearbeitungsprozess deutlich beschleunigt. Das System bietet VECOPLAN außerdem eine Statusübersicht über die in Bearbeitung befindlichen Aufträge, und für bestimmte eilige Dokumente können Übersetzungsaufträge bis zu zwei Stunden vor Lieferung übermittelt werden. Für alle Dokumente mit weniger als 1000 Wörtern Umfang ist eine Lieferung innerhalb von 24 Stunden möglich.

 

An den Leistungen und der Qualität der Lösungen

An den Leistungen und der Qualität der Lösungen, die die thebigwordProjektmanager in Leeds und Düsseldorf uns boten, gibt es einfach nichts zu bemängeln. thebigword bietet eine hochautomatisierte Komplettlösung für professionelle Übersetzungen, und auch die Termintreue des Unternehmens ist sehr hoch.

 

Thorsten Petters – Leiter der technischen Dokumentation, Vecoplan