Datenschutzrichtlinie

thebigword Website Privacy Notice V 2.1 May 2018

The Big Word Group Limited („Wir“, „uns“ oder „unser“) hat es sich zur Aufgabe gemacht, Ihre

Privatsphäre zu schützen und zu respektieren.

Diese Unternehmenspolitik (in Verbindung mit unseren ), die Nutzungsbedingungen, sowie unsere ) und alle anderen darin erwähnen Dokumente) bilden die Grundlage, auf der die Verarbeitung sämtlicher personenbezogener Daten, die Sie uns auf www.thebigword.com (unsere „Webseite“) mitteilen, basiert.

Personenbezogene Daten“ (oder personenbezogene Informationen) bezieht sich auf alle Informationen über ein Individuum, mit denen diese Person– entweder allein durch diese Informationen oder in Verbindung mit anderen, uns vorliegenden Informationen – identifiziert werden kann.

Wir sind der Daten-Controller Ihrer personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, oder die von uns auf unserer Webseite erfasst werden. Das bedeutet, dass wir für die Entscheidung verantwortlich sind, wie wir personenbezogene Informationen über Sie speichern und verwenden, und dass wir Sie über die in dieser Datenschutz-Unternehmenspolitik („Unternehmenspolitik“) enthaltenen Informationen informieren müssen. Es ist wichtig, dass Sie diese Unternehmenspolitik lesen, damit Sie wissen, wie und warum wir diese Informationen verwenden, und wie wir sie behandeln.

1. Warum haben wir eine Datenschutzrichtlinie?

Informationen, mit denen lebende Einzelpersonen identifiziert werden oder zu deren Identifizierung verwendet werden können, werden als „personenbezogene Daten“ bezeichnet. Alle Organisationen, die personenbezogene Daten verarbeiten, müssen dies auf eine faire und legale Weise und in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen tun. Hierzu gehört auch unsere Verpflichtung, Ihnen mitzuteilen, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden werden. Wir nehmen unsere gesetzlichen Verpflichtungen sehr ernst, und ergreifen im Rahmen der Compliance alle erforderlichen Maßnahmen bei der Speicherung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

2. Die Datenschutzrichtlinie für die Webseite

2.1 Warum erfassen wir personenbezogenen Daten über Sie?

Das Unternehmen erfasst personenbezogenen Daten über Sie, um seine Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Erbringung von Dienstleistungen, der Beantwortung von Anfragen oder zur Ausführung der Anforderungen eines Kunden zu erfüllen. Wenn Sie uns diese Daten nicht zur Verfügung stellen, sind wir nicht in der Lage, Ihnen die gewünschten Informationen zu geben oder Ihre Anfrage zu beantworten.

„Personenbezogene Daten“ (oder personenbezogene Informationen) bezieht sich auf alle Informationen über ein Individuum, mit denen diese Person– entweder allein durch diese Informationen oder in Verbindung mit anderen, uns vorliegenden Informationen – identifiziert werden kann.

2.2 Welche personenbezogenen Daten erfassen wir über Sie, und wie gehen wir dabei vor?

Wir können die folgenden Daten über Sie erfassen:

  • Ihre Kontaktinformationen, zum Beispiel Ihren Namen, den Namen des Unternehmens, Berufsbezeichnung, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Land des Wohnsitzes.

Wir erfassen Ihre personenbezogenen Daten auf unterschiedliche Weise, wie zum Beispiel:

  • Wenn Sie mit uns über unsere Webseite interagieren, indem Sie zum Beispiel Formulare ausfüllen, oder mit uns per E-Mail kommunizieren, werden wir die von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten erfassen;
  • Wenn Sie uns mit der Erbringung von Dienstleistungen beauftragen; hierzu gehört auch das Anlegen eines Accounts bei uns;
  • Wenn Sie Zahlungen leisten oder die Angaben Ihres Accounts modifizieren;
    Wenn Sie unsere Webseiten besuchen (zum Beispiel durch Cookies, Ihre IP-Adresse und sonstige, von Browsern erzeugte Informationen). Weitere Informationen finden Sie in unserer Cookies-Unternehmenspolitik.

2.3 Wie nutzen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir werden diese personenbezogenen Daten für folgende Zwecke nutzen: (i) Bereitstellung von Informationen oder Erbringung von Dienstleistungen, die Sie von uns angefordert haben; (ii)Bearbeitung Ihrer Anfrage; oder (iii) Annahme von Kreditkartenzahlungen über unsere Internetportale.

In den meisten Fällen erfolgt die Offenlegung der personenbezogenen Daten auf freiwilliger Basis. Falls Sie jedoch Informationen von uns anfordern oder uns eine Anfrage schicken, sind wir nicht in der Lage, Ihnen diese Informationen zukommen zu lassen, oder Ihre Anfrage zu beantworten, ohne einige grundlegende Informationen über Sie– wie zum Beispiel Ihren Name und Ihre Kontaktinformationen – zu erfassen. Wenn Sie uns diese Daten nicht zur Verfügung stellen, sind wir nicht in der Lage, Ihnen die gewünschten Informationen zu geben oder Ihre Anfrage zu beantworten.

Wenn Sie auf unserer Webseite Dienstleistungen in Auftrag geben, müssen Sie zuerst ein Account anlegen und in diesem Zusammenhang Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse angeben. Ohne diese Informationen sind wir nicht in der Lage, diese Dienstleistungen für Sie zu erbringen.

Wenn Sie uns ein Feedback zukommen lassen haben, verwenden wir dieses Feedback möglicherweise, um unsere Webseite und/oder die von uns angebotenen Dienstleistungen zu verbessern.

Es liegt in unserem legitimen Interesse, Ihre personenbezogenen Daten auf diese Weise zu verarbeiten, da dies erforderlich ist, um Ihre Anforderungen oder Anfragen zu beantworten, um unsere Dienstleistungen für Sie zu erbringen und um unsere Webseite und unsere Dienstleistungen zu verbessern.

Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch, um Ihnen Informationen über unsere Dienstleistungen zukommen zu lassen, die unserer Meinung nach für Sie von Interesse sein könnten. Sofern es nicht unseren legitimen Interessen entspricht, Ihre personenbezogenen Daten zu verwenden, um Ihnen diese Informationen zukommen zu lassen, werden wir Ihre Zustimmung dafür einholen.

Sie können uns jederzeit dazu auffordern, die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten einzustellen, indem Sie uns mit Hilfe der am Ende dieser Datenschutzrichtlinie aufgeführten Angaben kontaktieren.

Wir werden mit Ihren personenbezogenen Daten keine ausschließlich automatisierten Entscheidungsfindungsmaßnahmen durchführen.

2.4 An wen werden die personenbezogenen Daten weitergegeben?

Wir werden diese Informationen an ausgewählte Dritte weitergeben, die wir beauftragt haben, uns bei der Bereitstellung unserer Webseite und der Erbringung unserer Dienstleistungen zu unterstützen. Hierzu gehören unter anderem:

  • Unsere externen Mail-Dienstleister „Constant Contact“ und „Click Dimensions“, die für uns Werbe-E-Mails versenden. Constant Contact verarbeitet personenbezogene Daten in den Vereinigten Staaten. Diese Organisation verfügt jedoch über einen selbstzertifizierten EU-/US-Datenschutzrahmen, der den Schutz der personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den Privacy Shield Grundsätzen verlangt. https://www.constantcontact.com/uk/legal/privacy-statement Click Dimensions wird vollständig unter Microsoft Azure gehostet. Ausführliche Informationen finden Sie hier: http://clickdimensions.com/ Weitere Details zu deren Privacy Shield Zertifizierung finden Sie unter https://www.privacyshield.gov/list;
  • Unsere Analytiker und Suchmaschinenoptimierer, die uns bei der Verbesserung und Optimierung unserer Webseite unterstützen.

Wir werden Ihre Daten darüber hinaus auch an die nachfolgend aufgeführten Dritten weitergeben:

  •  an die Mitglieder unseres Konzerns, d. h. an unsere Tochtergesellschaften gemäß Definitionin Abschnitt 1159 des UK Companies Act 2006 (siehe Anhang A.);
  • falls wir verpflichtet sind, Ihre persönlichen Daten offen zulegen oder weiterzugeben, um

eine gesetzliche Verpflichtung zu erfüllen, oder um unsere Allgemeinen

Geschäftsbedingungen oder Nutzungsbedingungen durchzusetzen oder anzuwenden;

  • falls wir irgendwelche Geschäfte oder Vermögenswerte kaufen oder verkaufen, und dabeiIhre persönlichen Daten an den potenziellen Verkäufer oder Käufer weitergeben; oder

wenn wir oder der überwiegende Teil unserer Vermögenswerte durch Dritte übernommen wurden, und die uns vorliegenden persönlichen Daten zu den übernommenen Vermögenswerten gehören.

Wir werden mit den besagten Dritten durch den Abschluss von Verträgen sicherstellen, dass die Sicherheit Ihrer Daten gewährleistet ist, und dass die Daten nur in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen verwendet werden.

2.5 Zweckänderung

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur für den Zweck verwenden, für den wir sie erfasst haben, sofern wir nicht aus gerechtfertigten Gründen der Ansicht sind, dass wir sie für einen anderen Grund nutzen müssen, der mit dem ursprünglichen Zweck kompatibel ist. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für einen abweichenden Zweck verwenden müssen, werden wir Sie benachrichtigen und Ihnen die rechtliche Grundlage erläutern, die uns dazu berechtigt.

2.6 Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur so lange speichern, wie es aufgrund der entsprechenden Zwecke, für die sie erfasst wurden, (siehe oben in dieser Unternehmenspolitik) und aufgrund von gesetzlichen Vorgaben und legitimen geschäftlichen Interessen erforderlich ist.

2.7 Sicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir werden alle unter sinnvollen Aspekten erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher und in Übereinstimmung mit dieser Unternehmenspolitik behandelt werden, wie zum Beispiel ISO27001 (2013) Information Security Management System und das Cyber Essentials Plus Scheme. Obwohl wir alles daran setzen, Ihre persönlichen Daten zu schützen, können wir nicht garantieren, dass die an unsere Webseite übertragenen Daten sicher sind. Jegliche Übertragung erfolgt daher auf Ihr eigenes Risiko.

Sowohl alle externen Dienstleister als auch andere Organisationen innerhalb des Konzerns sind verpflichtet, in Übereinstimmung mit unseren Unternehmensgrundsätzen angemessene Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu ergreifen. Wir verlangen von diesen Dritten, Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen und vertraulich zu behandeln. Wir erlauben den externen Dienstleistern nicht, Ihre personenbezogenen Daten für ihre eigenen Zwecke zu nutzen. Die externen Dienstleister erhalten von uns lediglich die Genehmigung, Ihre personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke und in Übereinstimmung mit unseren Anweisungen zu verwenden.

Das Unternehmen nimmt die Sicherheit Ihrer Daten sehr ernst. Es hat interne Grundsätze und Kontrollen eingeführt, um sicherzustellen, dass Ihre Daten nicht verloren gehen, versehentlich vernichtet, missbraucht oder offengelegt werden, und vor einem Zugriff – mit Ausnahme von unseren entsprechend berechtigten Mitarbeitern – geschützt sind. Weitere Informationen finden Sie in der Company’s Information Security Policy, Information Security Coordination, User Access Management policy und Secure Development Policy.

2.8 Ihre Rechte

Gemäß den Datenschutzgesetzen haben Sie die folgenden Rechte:

  • Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten verlangen (im Allgemeinen bekannt als „Zugriffsanforderung des Betroffenen“). Damit haben Sie die Möglichkeit, eine Kopie der persönlichen Informationen zu erhalten, die für über Sie gespeichert haben, und können sich davon überzeugen, dass wir die Informationen rechtmäßig verarbeiten.
  • eine Korrektur der personenbezogenen Informationen verlangen, die wir über Sie besitzen. Sie können so unvollständige oder unrichtige Informationen, die wir über Sie speichern, korrigieren lassen.
  • die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Auf diese Weise können Sie uns auffordern, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn es keinen triftigen Grund für die weitere Verarbeitung durch uns gibt. Darüber hinaus können Sie von uns verlangen, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn Sie Ihr Widerspruchsrecht zur Verarbeitung der Daten ausgeübt haben (siehe unten).
  • die eingeschränkte Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Auf diese Weise können Sie uns auffordern, die Verarbeitung der zu Ihnen vorliegenden personenbezogenen Daten einzustellen, wenn sie möchten, dass wir deren Korrektheit oder den Grund für deren Verarbeitung ermitteln.
  • eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, allgemein üblichen und maschinenlesbaren Format verlangen, oder uns auffordern, die Daten an einen anderen Daten-Controller zu übertragen.

Sie haben außerdem das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, wenn wir uns auf ein legitimes Interesse (oder das Interesse eines Dritten) stützen, und Sie aufgrund einer bestimmten Situation der Verarbeitung auf dieser Grundlage widersprechen möchten.

Der Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten (oder die Ausübung der oben genannten Rechte) ist für Sie kostenlos. Wir berechnen ggf. eine angemessene Gebühr, wenn Ihre Bitte auf Zugriff nachweisbar unbegründet ist oder in einem übermäßigen Umfang erfolgt. Andernfalls können wir die Erfüllung dieser Anforderung unter diesen Umständen verweigern.

Ggf. müssen wir bestimmte Informationen von Ihnen anfordern, um Ihre Identität zu bestätigen und uns davon zu überzeugen, dass Sie auf die Informationen zugreifen (oder alle Ihre Ihnen zustehenden Rechte ausüben) dürfen. Dies ist eine weitere angemessene Sicherheitsmaßnahme, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten nicht an unbefugte Dritte weitergegeben werden.

Unsere Webseite kann zu gegebener Zeit Links von und auf andere Webseiten enthalten, die eigenen Datenschutzrichtlinien unterliegen, für die wir keine Verantwortung oder Haftung übernehmen. Bitte überprüfen Sie diese Grundsätze, bevor Sie persönliche Daten an dieses Webseiten senden.

3. DieDatenschutzrichtliniefürdenKunden

3.1 Warum erfassen wir personenbezogenen Daten über Sie?

Im Rahmen unseres Kundenbindungsverfahrens wird das Unternehmen personenbezogene Daten in Bezug auf die Anfragen von Kunden erfassen und verarbeiten.Das Unternehmen hat sich ein transparentes Verfahren bei der Erfassung und Verwendung dieser Daten und die Erfüllung seiner Verpflichtungen zum Schutz der Daten zur Aufgabe gemacht.

Personenbezogene Daten“ (oder personenbezogene Informationen) bezieht sich auf alle Informationen über ein Individuum, mit denen diese Person– entweder allein durch diese Informationen oder in Verbindung mit anderen, uns vorliegenden Informationen – identifiziert werden kann.

3.2 Welche personenbezogenen Daten erfassen wir über Sie, und wie gehen wir dabei vor?

Das Unternehmen wird im Rahmen seines Kundenbindungsverfahrens eine Reihe von Informationen über Sie erfassen. Dazu gehören:

  • Ihr Name, Adresse und Kontaktinformationen einschließlich E-Mail-Adresse und Telefonnummer;
  • Angaben zu Ihren Aufgaben, Berufsbezeichnung, Position in der Organisation des Kunden.

Die personenbezogenen Daten werden anhand der Informationen beschafft, die Sie auf der Webseite

des Clients oder auf Seiten der sozialen Medien – wie zum Beispiel LinkedIn – gepostet haben.

Die Daten werden an unterschiedlichen Stellen gespeichert; hierzu gehören unter anderem die Unternehmen/Kunden-Beziehungsmanagement-Systeme sowie andere IT-Systeme (einschl. E-Mail).

3.3 Wie nutzen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir werden diese personenbezogenen Daten für folgende Zwecke nutzen: (i) Bereitstellung von Informationen oder Erbringung von Dienstleistungen, die Sie von uns angefordert haben; (ii) Bearbeitung Ihrer Anfrage; oder (iii) Annahme von Kreditkartenzahlungen über unsere Internetportale.

In den meisten Fällen erfolgt die Offenlegung der personenbezogenen Daten auf freiwilliger Basis. Falls Sie jedoch Informationen von uns anfordern oder uns eine Anfrage schicken, sind wir nicht in der Lage, Ihnen diese Informationen zukommen zu lassen, oder Ihre Anfrage zu beantworten, ohne einige grundlegende Informationen über Sie– wie zum Beispiel Ihren Name und Ihre Kontaktinformationen – zu erfassen. Wenn Sie uns diese Daten nicht zur Verfügung stellen, sind wir nicht in der Lage, Ihnen die gewünschten Informationen zu geben oder Ihre Anfrage zu beantworten.

Wenn Sie auf unserer Webseite Dienstleistungen in Auftrag geben, müssen Sie zuerst ein Account anlegen und in diesem Zusammenhang Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse angeben. Ohne diese Informationen sind wir nicht in der Lage, diese Dienstleistungen für Sie zu erbringen.

Wenn Sie uns ein Feedback zukommen lassen haben, verwenden wir dieses Feedback möglicherweise, um unsere Webseite und/oder die von uns angebotenen Dienstleistungen zu verbessern.

Es liegt in unserem legitimen Interesse, Ihre personenbezogenen Daten auf diese Weise zu verarbeiten, da dies erforderlich ist, um Ihre Anforderungen oder Anfragen zu beantworten, um unsere Dienstleistungen für Sie zu erbringen und um unsere Webseite und unsere Dienstleistungen zu verbessern.

Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch, um Ihnen Informationen über unsere Dienstleistungen zukommen zu lassen, die unserer Meinung nach für Sie von Interesse sein könnten. Sofern es nicht unseren legitimen Interessen entspricht, Ihre personenbezogenen Daten zu verwenden, um Ihnen diese Informationen zukommen zu lassen, werden wir Ihre Zustimmung dafür einholen.

Sie können uns jederzeit dazu auffordern, die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten einzustellen, indem Sie uns mit Hilfe der am Ende dieser Datenschutzrichtlinie aufgeführten Angaben kontaktieren.

3.4 An wen werden die personenbezogenen Daten weitergegeben?

Ihre Informationen werden ggf. intern im Rahmen eines Kundenbindungsverfahrens ausgetauscht.Dies umfasst auch die Mitarbeiter des Verkaufs- und Marketingteams:

  • an die Mitglieder unseres Konzerns, d. h. an unsere Tochtergesellschaften gemäß Definition in Abschnitt 1159 des UK Companies Act 2006 (siehe Anhang A.);
  • falls wir verpflichtet sind, Ihre persönlichen Daten offen zulegen oder weiterzugeben, um

eine gesetzliche Verpflichtung zu erfüllen, oder um unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder Nutzungsbedingungen durchzusetzen oder anzuwenden;

  • falls wir irgendwelche Geschäfte oder Vermögenswerte kaufen oder verkaufen, und dabei Ihre persönlichen Daten an den potenziellen Verkäufer oder Käufer weitergeben; oder
  • wenn wir oder der überwiegende Teil unserer Vermögenswerte durch Dritte übernommen wurden, und die uns vorliegenden persönlichen Daten zu den übernommenen Vermögenswerten gehören.
  • unsere Prüfer, die die Einhaltung unserer ISO-Normen gewährleisten.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten mit anderen Organisationen unseres Konzerns als Teil der regelmäßigen Berichtsaktivitäten zur Leistung des Unternehmens, im Zusammenhang mit einer Unternehmensumstrukturierung sowie zur Systemwartung und zum Datenhosting teilen.

3.5 Zweckänderung

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur für den Zweck verwenden, für den wir sie erfasst haben, sofern wir nicht aus gerechtfertigten Gründen der Ansicht sind, dass wir sie für einen anderen Grund nutzen müssen, der mit dem ursprünglichen Zweck kompatibel ist. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für einen abweichenden Zweck verwenden müssen, werden wir Sie benachrichtigen und Ihnen die rechtliche Grundlage erläutern, die uns dazu berechtigt.

3.6 Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur so lange speichern, wie es aufgrund der entsprechenden Zwecke, für die sie erfasst wurden, (siehe oben in dieser Unternehmenspolitik) und aufgrund von gesetzlichen Vorgaben und legitimen geschäftlichen Interessen erforderlich ist.

3.7 Sicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir werden alle unter sinnvollen Aspekten erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher und in Übereinstimmung mit dieser Unternehmenspolitik behandelt werden, wie zum Beispiel ISO27001 (2013) Information Security Management System und das Cyber Essentials Plus Scheme. Obwohl wir alles daran setzen, Ihre persönlichen Daten zu schützen, können wir nicht garantieren, dass die an unsere Webseite übertragenen Daten sicher sind. Jegliche Übertragung erfolgt daher auf Ihr eigenes Risiko.

Sowohl alle externen Dienstleister als auch andere Organisationen innerhalb des Konzerns sind verpflichtet, in Übereinstimmung mit unseren Unternehmensgrundsätzen angemessene Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu ergreifen. Wir verlangen von diesen Dritten, Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen und vertraulich zu behandeln. Wir erlauben den externen Dienstleistern nicht, Ihre personenbezogenen Daten für ihre eigenen Zwecke zu nutzen. Die externen Dienstleister erhalten von uns lediglich die Genehmigung, Ihre personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke und in Übereinstimmung mit unseren Anweisungen zu verwenden.

Das Unternehmen nimmt die Sicherheit Ihrer Daten sehr ernst. Es hat interne Grundsätze und Kontrollen eingeführt, um sicherzustellen, dass Ihre Daten nicht verloren gehen, versehentlich vernichtet, missbraucht oder offengelegt werden, und vor einem Zugriff – mit Ausnahme von unseren entsprechend berechtigten Mitarbeitern – geschützt sind. Weitere Informationen finden Sie in der Company’s Information Security Policy, Information Security Coordination, User Access Management policy, und Secure Development Policy.

3.8 Ihre Rechte

Gemäß den Datenschutzgesetzen haben Sie die folgenden Rechte:

  • Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten verlangen (im Allgemeinen bekannt als „Zugriffsanforderung des Betroffenen“). Damit haben Sie die Möglichkeit, eine Kopie der persönlichen Informationen zu erhalten, die für über Sie gespeichert haben, und können sich davon überzeugen, dass wir die Informationen rechtmäßig verarbeiten.
  • eine Korrektur der personenbezogenen Informationen verlangen, die wir über Sie besitzen. Sie können so unvollständige oder unrichtige Informationen, die wir über Sie speichern, korrigieren lassen.
  • die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Auf diese Weise können Sie uns auffordern, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn es keinen triftigen Grund für die weitere Verarbeitung durch uns gibt. Darüber hinaus können Sie von uns verlangen, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn Sie Ihr Widerspruchsrecht zur Verarbeitung der Daten ausgeübt haben (siehe unten);
  • die eingeschränkte Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Auf diese Weise können Sie uns auffordern, die Verarbeitung der zu Ihnen vorliegenden personenbezogenen Daten einzustellen, wenn sie möchten, dass wir deren Korrektheit oder den Grund für deren Verarbeitung ermitteln.
  • eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, allgemein üblichen und maschinenlesbaren Format verlangen, oder uns auffordern, die Daten an einen anderen Daten-Controller zu übertragen.

Sie haben außerdem das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, wenn wir uns auf ein legitimes Interesse (oder das Interesse eines Dritten) stützen, und Sie aufgrund einer bestimmten Situation der Verarbeitung auf dieser Grundlage widersprechen möchten.

Der Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten (oder die Ausübung der oben genannten Rechte) ist für Sie kostenlos. Wir berechnen ggf. eine angemessene Gebühr, wenn Ihre Bitte auf Zugriff nachweisbar unbegründet ist oder in einem übermäßigen Umfang erfolgt. Andernfalls können wir die Erfüllung dieser Anforderung unter diesen Umständen verweigern.

Ggf. müssen wir bestimmte Informationen von Ihnen anfordern, um Ihre Identität zu bestätigen und uns davon zu überzeugen, dass Sie auf die Informationen zugreifen (oder alle Ihre Ihnen zustehenden Rechte ausüben) dürfen. Dies ist eine weitere angemessene Sicherheitsmaßnahme, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten nicht an unbefugte Dritte weitergegeben werden.

Unsere Webseite kann zu gegebener Zeit Links von und auf andere Webseiten enthalten, die eigenen Datenschutzrichtlinien unterliegen, für die wir keine Verantwortung oder Haftung übernehmen. Bitte überprüfen Sie diese Grundsätze, bevor Sie persönliche Daten an dieses Webseiten senden.

4. Stellenbewerber

4.1 Warum erfassen wir personenbezogenen Daten über Sie?

Das Unternehmen erfasst personenbezogenen Daten über Sie, um das Bewerbungsverfahren voranzutreiben.

„Personenbezogene Daten“ (oder personenbezogene Informationen) bezieht sich auf alle Informationen über ein Individuum, mit denen diese Person – entweder allein durch diese Informationen oder in Verbindung mit anderen, uns vorliegenden Informationen – identifiziert werden kann.

4.2 Welche personenbezogenen Daten erfassen wir über Sie, und wie gehen wir dabei vor?

Im Rahmen unseres Einstellungsverfahrens wird das Unternehmen personenbezogene Daten in Bezug auf Stellenbewerber erfassen und verarbeiten. Das Unternehmen hat sich ein transparentes Verfahren bei der Erfassung und Verwendung dieser Daten und die Erfüllung seiner Verpflichtungen zum Schutz der Daten zur Aufgabe gemacht.

Das Unternehmen wird im Rahmen seines Rekrutierungsverfahrens eine Reihe von Informationen über Sie erfassen. Dazu gehören:

  • Ihr Name, Adresse und Kontaktinformationen einschließlich E-Mail-Adresse und Telefonnummer;
  • Angaben zu Ihren Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen sowie zu Ihrem bisherigen
  • beruflichen Werdegang;
  • Informationen über Ihr aktuelles Vergütungsniveau einschließlich aller Ansprüche auf Leistungen;
  • Informationen dahin gehend, ob Sie eine Behinderung haben, damit das Unternehmen
  • während des Rekrutierungsverfahrens angemessene Vorbereitungen treffen kann; und
  • Informationen zur Überprüfung Ihrer Identität und Ihrer Arbeitserlaubnis im Vereinigten
  • Königreich.

Das Unternehmen kann diese Informationen auf unterschiedliche Weise erfassen. Die Daten können zum Beispiel von Bewerbungsbögen, Lebensläufen, Personalausweisen oder anderen Identitätsdokumenten stammen oder im Rahmen von Einstellungsgesprächen oder anderen Bewertungsformen stammen.

Wenn wir Ihnen im Anschluss an ein Rekrutierungsverfahren eine Beschäftigung anbieten, benötigen wir weitere personenbezogene Daten von Ihnen, die in unserem Employee Data Privacy Notice aufgeführt sind.

Die personenbezogenen Daten können durch Informationen beschafft werden, die Sie auf Jobbörsen oder in den sozialen Medien (wie zum Beispiel LinkedIn) mit dem Hinweis, dass Sie eine neue Beschäftigung suchen, gepostet haben.

Das Unternehmen kann personenbezogene Daten auch von Dritten erhalten, wie zum Beispiel Arbeitszeugnisse von ehemaligen Arbeitgebern, Informationen von Prüfdienstleistern für Beschäftigungs-Hintergrund sowie Informationen aus polizeilichen Führungszeugnissen. Das Unternehmen wird von Dritten die Informationen nur abrufen, sobald ein Arbeitsplatzangebot für Sie vorliegt, und wird Sie dann entsprechend informieren.

4.3 Wie nutzen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Das Unternehmen muss die Daten verarbeiten, um nach Ihrer Anfrage entsprechende Schritte einzuleiten, bevor ein Vertrag mit Ihnen abgeschlossen werden kann. Ggf. müssen die Daten auch verarbeitet werden, um einen Vertrag mit Ihnen abschließen zu können.

In einigen Fällen muss das Unternehmen durch die Verarbeitung von Daten sicherstellen, dass es seine gesetzlichen Verpflichtungen erfüllt. Beispielsweise ist das Unternehmen verpflichtet, bei einem erfolgreichen Bewerber vor Beginn des Beschäftigungsverhältnisses zu prüfen, ob der Bewerber eine Arbeitserlaubnis für das Vereinigte Königreich besitzt.

Das Unternehmen hat während des Einstellungsverfahrens und zur Protokollierung des Verfahrens ein legitimes Interesse an der Verarbeitung der personenbezogenen Daten. Durch die Verarbeitung der Daten aus Bewerbungen ist das Unternehmen in der Lage, das Rekrutierungsverfahren zu steuern, die Eignung eines Bewerbers für die offene Stelle zu analysieren und zu bestätigen und zu entscheiden, wem das Unternehmen einen Arbeitsplatz anbieten soll. Das Unternehmen muss Daten von den Bewerbern speichern, um auf rechtliche Ansprüche reagieren und diese ggf. abwenden zu können.

Zur Überwachung der Rekrutierungsstatistiken kann das Unternehmen ggf. besondere Datenkategorien – wie zum Beispiel Informationen über die ethnische Herkunft, die sexuelle Orientierung oder die Religion bzw. den Glauben – verarbeiten. Es kann auch Informationen darüber erfassen, ob Bewerber eine Behinderung haben, um für Bewerber mit einer Behinderung entsprechende Vorbereitungen treffen zu können. Das Unternehmen verarbeitet diese Informationen, um seine Verpflichtungen zu erfüllen und bestimmte Rechte im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis auszuüben.

Bei einigen Positionen ist das Unternehmen verpflichtet, Informationen über strafrechtliche Verurteilungen und Delikte anzufordern. Das Unternehmen fordert diese Informationen an, da es seine Verpflichtungen erfüllen und bestimmte Rechte im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis ausüben muss.

Wenn Ihre Bewerbung nicht erfolgreich ist, kann das Unternehmen Ihre personenbezogenen Daten zu den Akten nehmen, falls es in der Zukunft Beschäftigungsmöglichkeiten gibt, für die Sie vielleicht geeignet sind. Das Unternehmen wird Ihre Zustimmung einholen, bevor es Ihre Daten zu diesem Zweck speichert. Sie können Ihre Zustimmung jederzeit widerrufen.

4.4 An wen werden die personenbezogenen Daten weitergegeben?

Ihre Informationen werden ggf. intern im Rahmen des Rekrutierungsverfahrens weitergegeben. Hierzu gehören Mitglieder der Personalabteilung und des Rekrutierungsteams, Interviewer, die sich am Rekturierungsverfahren beteiligen, Manager des Geschäftsbereiches, in dem die offene Stelle vorhanden ist, sowie das IT-Personal, falls zur Erfüllung der Aufgaben ein Zugriff auf die Daten erforderlich ist.

Wir werden Ihre Daten darüber hinaus auch an die nachfolgend aufgeführten Dritten weitergeben:

  • an die Mitglieder unseres Konzerns, d. h. an unsere Tochtergesellschaften gemäß Definition
  • in Abschnitt 1159 des UK Companies Act 2006 (siehe Anhang A.);
  • falls wir verpflichtet sind, Ihre persönlichen Daten offen zulegen oder weiterzugeben, um eine gesetzliche Verpflichtung zu erfüllen, oder um unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder Nutzungsbedingungen durchzusetzen oder anzuwenden;
  • falls wir irgendwelche Geschäfte oder Vermögenswerte kaufen oder verkaufen, und dabei
  • Ihre persönlichen Daten an den potenziellen Verkäufer oder Käufer weitergeben; oder
  • wenn wir oder der überwiegende Teil unserer Vermögenswerte durch Dritte übernommen wurden, und die uns vorliegenden persönlichen Daten zu den übernommenen
  • Vermögenswerten gehören.
  • unsere Prüfer, die die Einhaltung unserer ISO-Normen gewährleisten.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten mit anderen Organisationen unseres Konzerns als Teil der regelmäßigen Berichtsaktivitäten zur Leistung des Unternehmens, im Zusammenhang mit einer Unternehmensumstrukturierung sowie zur Systemwartung und zum Datenhosting teilen.

Das Unternehmen wird Ihre Daten nur an Dritte weitergeben, wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, und das Unternehmen Ihnen einen Arbeitsplatz anbietet. Das Unternehmen wird Ihre Daten dann an sowohl an ehemalige Arbeitgeber, um Arbeitszeugnisse anzufordern, als auch an Dienstleister zur Durchführung der erforderlichen Hintergrundüberprüfungen und an die entsprechenden Behörden zur Einholung eines polizeilichen Führungszeugnisses weitergeben. Diese Weitergabe erfolgt als Ergänzung zu anderen Organisationen, so wie es in unserer Employee Privacy Notice dargestellt ist.

Falls Sie sinnvolle Anpassungen Ihrer Position benötigen, müssen Sie ggf. einen externen Dienstleister kontaktieren, der Sie bei Ihren Bedingungen unterstützt und besondere Ausstattungen erlangt. Dritte werden nicht ohne Ihre Zustimmung kontaktiert. Zu diesen Dritten können unter anderem ein Arbeitsmediziner als auch Access to Work etc. gehören.

Das Unternehmen wird Ihre Daten nicht an Empfänger übertragen, die sich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums befinden.

4.5 Zweckänderung

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur für den Zweck verwenden, für den wir sie erfasst haben, sofern wir nicht aus gerechtfertigten Gründen der Ansicht sind, dass wir sie für einen anderen Grund nutzen müssen, der mit dem ursprünglichen Zweck kompatibel ist. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für einen abweichenden Zweck verwenden müssen, werden wir Sie benachrichtigen und Ihnen die rechtliche Grundlage erläutern, die uns dazu berechtigt.

4.6 Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Wenn Ihre Bewerbung für einen Arbeitsplatz nicht erfolgreich ist, wird das Unternehmen Ihre Daten nach Ende des Einstellungsverfahrens noch 3 Monate aufbewahren. Wenn Sie dem Unternehmen erlauben, ihre personenbezogenen Daten weiterhin aufzubewahren, wird das Unternehmen Ihre Daten weitere 3 Monate speichern, um Sie bei zukünftigen Beschäftigungsmöglichkeiten in Betracht ziehen zu können. Am Ende dieses Zeitraums oder spätestens nachdem Sie Ihre Zustimmung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht oder vernichtet.

Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, werden die während des Rekrutierungsverfahrens erfassten Daten in Ihrer Personalakte gespeichert und während Ihrer gesamten Beschäftigung aufbewahrt. Wie lange Ihre Daten aufbewahrt werden, erfahren Sie in einer neuen Datenschutzerklärung.

Die Daten werden an unterschiedlichen Stellen gespeichert; hierzu gehören unter anderem Ihre Bewerbungsakte, die Managementsysteme der Personalabteilung sowie andere IT-Systeme (einschl. E-Mail).

4.7 Sicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir werden alle unter sinnvollen Aspekten erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher und in Übereinstimmung mit dieser Unternehmenspolitik behandelt werden, wie zum Beispiel ISO27001 (2013) Information Security Management System und das Cyber Essentials Plus Scheme. Obwohl wir alles daran setzen, Ihre persönlichen Daten zu schützen, können wir nicht garantieren, dass die an unsere Webseite übertragenen Daten sicher sind. Jegliche Übertragung erfolgt daher auf Ihr eigenes Risiko.

Sowohl alle externen Dienstleister als auch andere Organisationen innerhalb des Konzerns sind verpflichtet, in Übereinstimmung mit unseren Unternehmensgrundsätzen angemessene Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu ergreifen. Wir verlangen von diesen Dritten, Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen und vertraulich zu behandeln. Wir erlauben den externen Dienstleistern nicht, Ihre personenbezogenen Daten für ihre eigenen Zwecke zu nutzen. Die externen Dienstleister erhalten von uns lediglich die Genehmigung, Ihre personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke und in Übereinstimmung mit unseren Anweisungen zu verwenden.

Das Unternehmen nimmt die Sicherheit Ihrer Daten sehr ernst. Es hat interne Grundsätze und Kontrollen eingeführt, um sicherzustellen, dass Ihre Daten nicht verloren gehen, versehentlich vernichtet, missbraucht oder offengelegt werden, und vor einem Zugriff – mit Ausnahme von unseren entsprechend berechtigten Mitarbeitern – geschützt sind. Weitere Informationen finden Sie in der Company’s Information Security Policy, Information Security Coordination, User Access Management policy, und Secure Development Policy.

4.8 Ihre Rechte

Als Betroffener haben Sie zahlreiche Rechte. Sie können:

  • Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten verlangen (im Allgemeinen bekannt als „Zugriffsanforderung des Betroffenen“). Damit haben Sie die Möglichkeit, eine Kopie der persönlichen Informationen zu erhalten, die für über Sie gespeichert haben, und können sich davon überzeugen, dass wir die Informationen rechtmäßig verarbeiten.
  • Eine Korrektur der personenbezogenen Daten verlangen, die wir über Sie besitzen. Sie können so unvollständige oder unrichtige Informationen, die wir über Sie speichern, korrigieren lassen.
  • Die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Auf diese Weise können Sie uns auffordern, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn es keinen triftigen Grund für die weitere Verarbeitung durch uns gibt. Darüber hinaus können Sie von uns verlangen, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn Sie Ihr Widerspruchsrecht zur Verarbeitung der Daten ausgeübt haben (siehe unten).
  • Die eingeschränkte Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Auf diese Weise können Sie uns auffordern, die Verarbeitung der zu Ihnen vorliegenden personenbezogenen Daten einzustellen, wenn sie möchten, dass wir deren Korrektheit oder den Grund für deren Verarbeitung ermitteln.
  • Die Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte verlangen.

Der Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten (oder die Ausübung der oben genannten Rechte) ist für Sie kostenlos. Wir berechnen ggf. eine angemessene Gebühr, wenn Ihre Bitte auf Zugriff nachweisbar unbegründet ist oder in einem übermäßigen Umfang erfolgt. Andernfalls können wir die Erfüllung dieser Anforderung unter diesen Umständen verweigern.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass das Unternehmen Ihre Datenschutzrechte nicht beachtet hat, können Sie beim Information Commissioner Beschwerde einlegen.

4.9 Was ist, wenn Sie keine personenbezogenen Daten offenlegen?

Es existieren keine gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen, die von Ihnen verlangen, während des Einstellungsverfahrens Daten bekannt zu geben. Wenn Sie keine Daten bekannt geben, kann das Unternehmen Ihre Bewerbung nicht angemessen oder ggf. überhaupt nicht verarbeiten.

4.10 Automatisierte Entscheidungsfindung

Das Einstellungsverfahren basiert nicht ausschließlich auf einer automatisierten Entscheidungsfindung.

5. Sprachexperten

5.1 Warum erfassen wir personenbezogenen Daten über Sie?

Das Unternehmen erfasst personenbezogenen Daten über Sie, um das Verfahren zur Beauftragung von Linguisten voranzutreiben.

„Personenbezogene Daten“ (oder personenbezogene Informationen) bezieht sich auf alle Informationen über ein Individuum, mit denen diese Person – entweder allein durch diese Informationen oder in Verbindung mit anderen, uns vorliegenden Informationen – identifiziert werden kann.

5.2 Welche personenbezogenen Daten erfassen wir über Sie, und wie gehen wir dabei vor?

Im Rahmen unseres Linguisten-Beauftragungsverfahrens wird das Unternehmen personenbezogene Daten nach Bedarf erfassen und verarbeiten. Das Unternehmen hat sich ein transparentes Verfahren bei der Erfassung und Verwendung dieser Daten und die Erfüllung seiner Verpflichtungen zum Schutz der Daten zur Aufgabe gemacht.

Das Unternehmen wird im Rahmen seines Verfahrens zur Beauftragung von Linguisten eine Reihe von Informationen über Sie erfassen. Hierzu gehört unter anderem (und ohne Anspruch auf Vollständigkeit):

  • Ihr Name, Adresse und Kontaktinformationen einschließlich E-Mail-Adresse und Telefonnummer;
  • Angaben zu Ihren Qualifikationen, Honorare, Fachgebiete, Sprachen, Geschlecht,
  • Universitätsabschluss, Erfahrungen und beruflicher Werdegang;
  • Informationen zur Überprüfung Ihrer Identität und Ihrer Arbeitserlaubnis im Vereinigten Königreich.
  • Ihr Foto, damit wir Ihnen ein ID-Paket zur Verfügung stellen können.

Das Unternehmen kann diese Informationen auf unterschiedliche Weise erfassen. Die Daten können

zum Beispiel von Bewerbungsbögen, Lebensläufen, Personalausweisen oder anderen Identitätsdokumenten stammen oder im Rahmen von Einstellungsgesprächen oder anderen Bewertungsformen stammen.

Die personenbezogenen Daten können durch Informationen beschafft werden, die Sie auf Jobbörsen oder in den sozialen Medien (wie zum Beispiel LinkedIn) mit dem Hinweis, dass Sie derzeit Aufträge annehmen können, gepostet haben.

Das Unternehmen kann personenbezogene Daten auch von Dritten erfassen, damit die Hintergrundüberprüfungen durchgeführt werden können. Background-Überprüfungen (wie zum Beispiel DBS-Überprüfungen), Kontrollen der Identitätsinformationen (wie zum Beispiel Kopien des Personalausweises (sowie Nummer und Verfallsdatum des Personalausweises und Land des Wohnsitzes), Führerschein oder Ausweis), Adressnachweis und Referenzen. Zu den von uns durchgeführten Background- und Identifikationsprüfungen (sofern sie nicht gemäß nachfolgender Erläuterung vorbehaltlich bestimmter Kundenanforderungen erfolgen) gehören ggf. auch die Baseline Personnel Security Standard (BPSS) Überprüfungen (weitere Details siehe https://www.gov.uk/government/publications/government-baseline-personnel-security-standard). Das Unternehmen führt diese Überprüfung sowohl aufgrund seiner regelmäßigen Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden durch, die die Durchführung dieser Verfahren verlangen, als auch aufgrund seiner vertraglichen Verpflichtungen durch.

5.3 Wie nutzen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Das Unternehmen wird Ihre personenbezogenen Daten erfassen und verarbeiten, wenn es erforderlich ist,

  • Damit wir die Bedingungen Ihrer Beauftragung vereinbaren und erfüllen können;
  • um sowohl unsere eigenen legitimen Interessen als auch die Interessen Dritter (z. B. unserer
  • Kunden) verfolgen können, sofern Ihre Interessen und Ihre Grundrechte nicht im Widerspruch zu diesen Interessen stehen;
  • um gesetzliche Vorschriften zu erfüllen, und/oder
  • nach Ihrer Zustimmung.

Wir benötigen diese Informationen, um Sie als Linguist zu beauftragen. Ohne diese Informationen könnten wir Sie nicht unserer Liste der zugelassenen Linguisten hinzufügen. In einigen Fällen (in denen es von unseren Kunden verlangt wird oder es aus anderen Gründen erforderlich ist) führen wir erweiterte Sicherheitsüberprüfungen durch, bevor wir Sie als Linguist beauftragen und Sie mit Aufträgen für unsere Kunden beauftragen, um so Ihre Eignung sicherzustellen. Falls diese Überprüfungen erforderlich sind, werden wir Sie darüber in Kenntnis setzen, dass wir die Überprüfung Ihrer Person durchführen möchten. Falls Sie die Anforderungen der erweiterten Sicherheitsüberprüfungen nicht erfüllen, können Sie ggf. für bestimmte Kunden nicht als Linguist beauftragt werden. Dies hat jedoch keine Auswirkungen auf Ihre Eignung für potenzielle zukünftige Beauftragungen von anderen Kunden.

5.4 An wen werden die personenbezogenen Daten weitergegeben?

Ihre Informationen werden ggf. intern im Rahmen des Beauftragungsverfahrens weitergegeben.Hierzu gehören Mitglieder des Rekrutierungsteams, Interviewer, die sich am Rekturierungsverfahren beteiligen, Manager des Geschäftsbereiches, in dem die offene Stelle vorhanden ist, sowie das IT-Personal, falls zur Erfüllung der Aufgaben ein Zugriff auf die Daten erforderlich ist.

Wir werden Ihre Daten darüber hinaus auch an die nachfolgend aufgeführten Dritten weitergeben:

  • an die Mitglieder unseres Konzerns, d. h. an unsere Tochtergesellschaften gemäß Definition
  • in Abschnitt 1159 des UK Companies Act 2006 (siehe Anhang A.);
  • falls wir verpflichtet sind, Ihre persönlichen Daten offen zulegen oder weiterzugeben, um eine gesetzliche Verpflichtung zu erfüllen, oder um unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder Nutzungsbedingungen durchzusetzen oder anzuwenden;
  • falls wir irgendwelche Geschäfte oder Vermögenswerte kaufen oder verkaufen, und dabei
  • Ihre persönlichen Daten an den potenziellen Verkäufer oder Käufer weitergeben; oder
  • wenn wir oder der überwiegende Teil unserer Vermögenswerte durch Dritte übernommen wurden, und die uns vorliegenden persönlichen Daten zu den übernommenen
  • Vermögenswerten gehören.
  • unsere Prüfer, die die Einhaltung unserer ISO-Normen gewährleisten.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten mit anderen Organisationen unseres Konzerns als Teil der regelmäßigen Berichtsaktivitäten zur Leistung des Unternehmens, im Zusammenhang mit einer Unternehmensumstrukturierung sowie zur Systemwartung und zum Datenhosting teilen.

Das Unternehmen wird Ihre Daten nur an Dritte weitergeben, wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist. Das Unternehmen wird Ihre Daten dann an sowohl an ehemalige Arbeitgeber, um Arbeitszeugnisse anzufordern, als auch an Dienstleister zur Durchführung der erforderlichen Hintergrundüberprüfungen und an die entsprechenden Behörden zur Einholung eines polizeilichen Führungszeugnisses weitergeben. Diese Weitergabe erfolgt als Ergänzung zu anderen Organisationen, so wie es in unseren Servicevereinbarungen dargestellt ist.

Das Unternehmen wird Ihre Daten nicht an Empfänger übertragen, die sich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums befinden.

5.5 Zweckänderung

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur für den Zweck verwenden, für den wir sie erfasst haben, sofern wir nicht aus gerechtfertigten Gründen der Ansicht sind, dass wir sie für einen anderen Grund nutzen müssen, der mit dem ursprünglichen Zweck kompatibel ist. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für einen abweichenden Zweck verwenden müssen, werden wir Sie benachrichtigen und Ihnen die rechtliche Grundlage erläutern, die uns dazu berechtigt.

5.6 Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Wenn Ihre Bewerbung für einen Arbeitsplatz nicht erfolgreich ist, wird das Unternehmen Ihre Daten nach Ende des Einstellungsverfahrens noch 3 Monate aufbewahren. Wenn Sie dem Unternehmen erlauben, ihre personenbezogenen Daten weiterhin aufzubewahren, wird das Unternehmen Ihre Daten weitere 3 Monate speichern, um Sie bei zukünftigen Beschäftigungsmöglichkeiten in Betracht ziehen zu können. Am Ende dieses Zeitraums oder spätestens nachdem Sie Ihre Zustimmung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht oder vernichtet.

Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, werden die während des Rekrutierungsverfahrens erfassten Daten in Ihrer Personalakte gespeichert und während Ihrer gesamten Beschäftigung aufbewahrt. Wie lange Ihre Daten aufbewahrt werden, erfahren Sie in einer neuen Datenschutzerklärung.

Die Daten werden an unterschiedlichen Stellen gespeichert; hierzu gehören unter anderem Ihre Bewerbungsakte, die Managementsysteme der Personalabteilung sowie andere IT-Systeme (einschl. E-Mail).

5.7 Sicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir werden alle unter sinnvollen Aspekten erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher und in Übereinstimmung mit dieser Unternehmenspolitik behandelt werden, wie zum Beispiel ISO27001 (2013) Information Security Management System und das Cyber Essentials Plus Scheme. Obwohl wir alles daran setzen, Ihre persönlichen Daten zu schützen, können wir nicht garantieren, dass die an unsere Webseite übertragenen Daten sicher sind. Jegliche Übertragung erfolgt daher auf Ihr eigenes Risiko.

Sowohl alle externen Dienstleister als auch andere Organisationen innerhalb des Konzerns sind verpflichtet, in Übereinstimmung mit unseren Unternehmensgrundsätzen angemessene Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu ergreifen. Wir verlangen von diesen Dritten, Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen und vertraulich zu behandeln. Wir erlauben den externen Dienstleistern nicht, Ihre personenbezogenen Daten für ihre eigenen Zwecke zu nutzen. Die externen Dienstleister erhalten von uns lediglich die Genehmigung, Ihre personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke und in Übereinstimmung mit unseren Anweisungen zu verwenden.

Das Unternehmen nimmt die Sicherheit Ihrer Daten sehr ernst. Es hat interne Grundsätze und Kontrollen eingeführt, um sicherzustellen, dass Ihre Daten nicht verloren gehen, versehentlich vernichtet, missbraucht oder offengelegt werden, und vor einem Zugriff – mit Ausnahme von unseren entsprechend berechtigten Mitarbeitern – geschützt sind. Weitere Informationen finden Sie in der Company’s Information Security Policy, Information Security Coordination, User Access Management policy, und Secure Development Policy.

5.8 Ihre Rechte

Als Betroffener haben Sie zahlreiche Rechte. Sie können:

  • Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten verlangen (im Allgemeinen bekannt als „Zugriffsanforderung des Betroffenen“). Damit haben Sie die Möglichkeit, eine Kopie der persönlichen Informationen zu erhalten, die für über Sie gespeichert haben, und können sich davon überzeugen, dass wir die Informationen rechtmäßig verarbeiten.
  • Eine Korrektur der personenbezogenen Daten verlangen, die wir über Sie besitzen. Sie können so unvollständige oder unrichtige Informationen, die wir über Sie speichern, korrigieren lassen.
  • Die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Auf diese Weise können Sie uns auffordern, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn es keinen triftigen Grund für die weitere Verarbeitung durch uns gibt. Darüber hinaus können Sie von uns verlangen, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn Sie Ihr Widerspruchsrecht zur Verarbeitung der Daten ausgeübt haben (siehe unten).
  • Die eingeschränkte Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Auf diese Weise können Sie uns auffordern, die Verarbeitung der zu Ihnen vorliegenden personenbezogenen Daten einzustellen, wenn sie möchten, dass wir deren Korrektheit oder den Grund für deren Verarbeitung ermitteln.
  • Die Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte verlangen.

Der Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten (oder die Ausübung der oben genannten Rechte) ist für Sie kostenlos. Wir berechnen ggf. eine angemessene Gebühr, wenn Ihre Bitte auf Zugriff nachweisbar unbegründet ist oder in einem übermäßigen Umfang erfolgt. Andernfalls können wir die Erfüllung dieser Anforderung unter diesen Umständen verweigern.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass das Unternehmen Ihre Datenschutzrechte nicht beachtet hat, können Sie beim Information Commissioner Beschwerde einlegen.

5.9 Was ist, wenn Sie keine personenbezogenen Daten offenlegen?

Es existieren keine gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen, die von Ihnen verlangen, während des Einstellungsverfahrens Daten bekannt zu geben. Wenn Sie keine Daten bekannt geben, kann das Unternehmen Ihre Bewerbung nicht angemessen oder ggf. überhaupt nicht verarbeiten.

6. Kontakt

Wenn Sie Fragen, Kommentare oder Anforderungen im Zusammenhang mit dieser Unternehmenspolitik haben, oder einzelne Rechte gemäß obiger Beschreibung ausüben möchten, stehen Ihnen die folgenden Methoden zur Verfügung, um sich mit uns in Verbindung zu setzen:

  • per E-Mail an den Datenschutzbeauftragten: DPO@thebigword.com
  • per Telefon unter 0870 748 8000; oder
  • per Post an The Compliance Team, thebigword, Link Up House, Ring Rd, Leeds LS12 6AB